Prima di procedere all’inserimento di un dato in una cella di Excel (testo, numeri, formule o funzioni) occorre selezionarla per mezzo di un clic con il mouse proprio su di essa o usando i tasti cursore: la cella “selezionata” si differenzia dalle altre poiché evidenzia un bordo e un piccolo riquadrino posto in basso a destra (quadrato di riempimento); infine, la cella è indicata nella Casella nome della barra della formula.
Per inserire un testo (tecnicamente una “etichetta”) in una basta selezionarla scrivere il testo e confermare con il tasto INVIO o, in alternativa, con un clic sul pulsante Conferma visibile nella barra della formula.
Dopo la conferma le etichette verranno automaticamente allineate a sinistra diversamente da tutti gli altri dati che, invece, saranno allineati a destra.
Excel riconosce in automatico l’inserimento di una etichetta se il primo carattere che digitiamo è una lettera dell’alfabeto; altrimenti occorre anteporre l’apostrofo al testo.
Immaginiamo di voler digitare “Ricavi” “-Costi” “=Guadagno” nelle celle A1 A2 e A3 di un foglio di calcolo Excel; in questo caso, per evitare che Excel interpreti la seconda e terza etichetta come una formula e ci dia un fastidioso un “messaggio di errore”, occorrerà anteporre al testo l’apostrofo (nella cella A2 ‘-Costi, invece nella cella A3 ‘=Guadagno ).
Nella stessa maniera, se ci accingiamo ad inserire, per esempio, un numero di Partita IVA che inizia con uno zero, bisognerò anteporre l’apostrofo: altrimenti, Excel lo interpreterà come un numero e (credendo di agevolarci) lo trascrive a destra omettendo lo zero iniziale.