Segreti e consigli dal WEB 2.0

Articoli marcati con tag ‘Posta elettronica’

Fare branding vuol dire lavorare per incrementare e/o migliorare il brand del nostro servizio e/o prodotto, cioè lavorare sulla visibilità, prestigio e credibilità di un marchio con l’obiettivo di differenziarlo dalla concorrenza e, preferibilmente, guadagnare fette di mercato.

Lavorare sul branding è fondamentale: una maggior affidabilità del nostro marchio porterà infatti, sicuramente dei benefici alla nostra attività, non solo sotto l’aspetto delle vendite ma anche sotto molti altri aspetti come ad esempio le relazioni con i fornitori, con i dipendenti, le banche ecc.

L’email marketing è un fantastico strumento per attività di branding.

Per mezzo della posta elettronica potremo comunicare in modo diretto con ogni cliente/utente (sia acquisito che potenziale) ponendolo al corrente su informazioni, aggiornamenti e programmi relativi alla nostra attività commerciale.

Per il massimo beneficio dell’email marketing è importante rispettare alcuni punti:

• è importante lavorare sui contenuti: occorre essere interessanti, leali e trasparenti; tecniche di comunicazione basate sulla falsità non porteranno vantaggi alla nostra immagine che ne risulterà danneggiata;
• un design grafico gradevole per le nostre comunicazioni aiuterà a dare una immagine di noi più professionale; attenzione nello studiare un layout grafico che sia in linea con l’immagine che vogliamo trasmettere;
• è fondamentale essere riconoscibili: ricordate di inserire sempre il logo aziendale  in tutte le comunicazioni; è altamente consigliato evidenziare, a margine del messaggio, i recapiti aziendali (ragione sociale, indirizzo, numeri di telefono, ecc.);
• la posta elettronica è un eccellente strumento di comunicazione, ma rischia anche di essere invasivo: è consigliato non eccedere nella frequenza degli invii al fine di evitare di dare disturbo o essere scambiati per spammer;
• ovviamente evitate spam
• è buona regola ricordare sempre all’utente che se riceve una email è perché abbiamo ricevuto la sua autorizzazione; infine, inserite le informazioni per consentire di richiedere la cancellazione dalla lista; un semplice disclaimer a fondo mail è ovviamente una buona consuetudine e da sicuramente un’immagine di lealtà ed onestà;
• siate rapidissimi nel rispondere alle richieste ed alle eventuali rimostranze dei vostri clienti/utenti in risposta alle vostre comunicazioni: se un utente vuole essere cancellato dalla vostra lista provvedete il più presto possibile, il massimo sarebbe mettere a disposizione un sistema automatico per la cancellazione;

Per finire, ricordate sempre che la serietà e la lealtà sono un ottimo biglietto da visita: una comunicazione fuorviante, esagerata, o peggio ancora indesiderata (spam) non porterà certo vantaggi al nostro marchio.

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Uno dei pericoli più presenti per ogni attività di email marketing è cedere alla tentazione dello spam.

Lo spam non è altro che l’invio indiscriminato di email ad una moltitudine di indirizzi email senza aver ricevuto il consenso informato dei destinatari.

Lo spam non è mai stato un efficace  strumento di marketing di lungo periodo in quanto, oltre a portare pochissimi risultati (le email indesiderate vengono spessissimo cancellate senza nemmeno essere aperte), comporta delle ripercussioni negative sull’immagine dell’azienda che viene spesso qualificata come non corretta e fastidiosa.

Oltre a queste considerazioni bisogna poi tenere bene a mente che lo spam è vietato dalla legge (D.Lgs 196/2003) poiché in contrasto con i principi sanciti nel codice in materia di protezione dei dati personali.

Fino a poco tempo fa lo spam era condannato espressamente soltanto dalla Netiquette (una normativa fatta di consuetudini che regola la vita del web), ma ultimamente anche la legge (Comunità Europea, Usa, ed l’Italia) hanno considerato il fenomeno qualificandolo espressamente come una illegittimo e quindi sanzionabile.

L’attuale normativa italiana in materia di Privacy (il già citato D.Lgs 196/2003 che ha sostituito la legge 675/96) prevede infatti,  che l’uso della posta elettronica come veicolo promozionale non può avvenire se non con il consenso (preventivo) ed informato del destinatario, principio nuovamente ribadito con forza in un provvedimento del Garante delle Privacy.

La legge riconosce al destinatario della comunicazione dei diritti tra i quali, come quello di richiedere in ogni momento la rimozione del proprio indirizzo email dalla lista di distribuzione.

Prima di pianificare una campagna di email marketing è consigliato leggere la normativa italiana al fine di essere sicuri di muoversi entro i limiti della legalità ed evitare spiacevoli problematiche.

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Analizziamole nel dettaglio:

Periodicità
la frequenza dell’invio, una volta stabilita, deve essere rispettata.
Arrestare l’invio, variare le tempistiche può infatti trasmettere l’idea di cattiva organizzazione, scarsa serietà.
Per questa ragione è buona regola organizzarsi con aggiornamenti e novità interessanti.

Aggiornamento
Che sia buona regola avere contenuti aggiornati è quasi scontato, ma è una regola aurea da considerare prima dell’inizio di una campagna di marketing a mezzo posta elettronica.
Segnalare iniziative e contenuti non attuali potrebbe dare l’idea di inefficienza e scarsa organizzazione.
Prima di stabilire la periodicità degli invii è bene avere le idee chiare sul fatto se siamo in grado di presentare  argomenti nuovi ed interessanti alle scadenze prestabilite; altrimenti è meglio dilatare il numero degli invii così da lasso di tempo superiore per trovare novità per le quali vale la pena inviare una email.

Privacy
La politica per la privacy deve essere chiara e soprattutto rispettata.
Lo spamming (invio indiscriminato di email senza il consenso del destinatario) è indubbiamente una delle pratiche più disprezzate del Web.
Ma non è tutto. Lo spam è un comportamento sanzionabile legalmente poiché è una palese violazione delle norme a tutela della privacy degli utenti.

Quindi prestate massima attenzione alle regole che disciplinano la Privacy e le comunicazioni in generale.

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Per ottenere un’efficace campagna di email marketing è  indispensabile saper scrivere un messaggio efficace.

Il concetto di “efficacia” riguarda una serie di caratteristiche che, se ben gestite, garantiranno il successo della nostra campagna.
Eccovi dunque qualche piccola  regola da tenere bene a mente quando si scrive una mail:

Essere brevi
Praticamente è consigliato evitare parole inutili. Andare subito al “centro” della questione.
Molti utenti non possono spendere del tempo per leggere mail lunghe e complesse, e gradiscono concetti brevi ed immediati (al massimo potremmo inserire un link per l’approfondimento al fine di permettere, a chi fosse realmente interessato, di proseguire nella lettura).

Essere chiari
Un messaggio semplice e chiaro è un sinonimo di efficacia.

Destare interesse
Attirare l’attenzione del lettore è sempre consigliato. Mostrate soltanto informazioni interessanti e news attuali.
Messaggi vecchi o peggio ridondanti, poco interessanti sono molto dannosi… se non avete delle novità di cui informare i vostri utenti evitate di infastidirli intasandogli la casella di posta elettronica.

Siate sinceri
Usare messaggi ad effetto è sempre un metodo che consente moltiplicare il successo di una campagna promozionale, l’importante è essere sinceri.
Messaggi ingannevoli creati soltanto per generare più click del solito sono sempre controproducenti e, alla lunga, finiscono con l’incrinare la fiducia dell’utente nel nostro brand.

Per finire permettetemi qualche consiglio pratico:

• Studiate con attenzione l’oggetto della mail
  Anche se siete chiari, interessanti e sinceri è buona regola studiare attentamente l’oggetto della mail che state per inviare.
  Moltissimi utenti stabiliscono se aprire o cancellare una mail soltanto sulla base del suo oggetto; praticamente è un meccanismo simile a quello che porta le aziende ad investire risorse nello studio del packaging.
• Rileggete la email prima di inviarla
  Gli errori di ortografia sono assolutamente evitare. Un messaggio grammaticalmente corretto contribuirà al successo della vostra campagna di email marketing ed alla affidabilità del vostro brand.
• Create il messaggio sia in formato HTML che testo
  Al fine di ottenere una perfetta compatibilità del messaggio con i diversi client di posta in uso, è ottima regola predisporre due versioni del messaggio: una più gradevole in HTML (in cui potremo inserire elementi decorativi che contribuiranno all’efficacia visiva del vostro messaggio) ed una più elementare soltanto testo destinata ai client che non supportano il formati HTML.

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In questa nostra guida sull’email marketing considereremo i molti aspetti di questa efficacissima forma di comunicazione ma partiamo per gradi, con qualche nozione di base.

Scopriamo quindi cos’è una Newsletter.

E’ definita newsletter un messaggio di posta elettronica (email) inviato in modo periodico e gratuitamente ad una moltitudine di persone che lo abbiamo acconsentito, e che contiene informazioni aggiornate su specifici argomenti e temi.

La potenzialità dello strumento è palese in quanto possiamo raggiungere in modo diretto una larga fetta di persone che riceveranno proprio nella loro casella email le news e gli aggiornamenti sui nostri prodotti e servizi, o sulle nostre attività.

Immaginate, per fare un esempio, ad un negozio online che venda prodotti : con lo strumento della newsletter è possibile informare con pochissimi click tutti i nostri clienti delle ultima novità o di eventuali attività promozionali o sconti,  con innegabili benefici sulle vendite e sul fatturato.

Come possiamo creare una newsletter? Un dato è fondamentale: occorre il consenso dei destinatari.
Molti siti utilizzano specifici moduli online nei quali l’utente è invitato ad inserire il suo indirizzo email affinchè possa essere contattato in futuro per aggiornamenti, notizie che riguardano i contenuti (prodotti, servizi, articoli, promozioni, ecc.) oggetto del sito.

Al momento il mercato delle newsletter pare abbia abbandonato le vecchie forme di iscrizione implicite che tanto erano utilizzate agli inizi, spostandosi palesemente verso le modalità opt-in o double opt-in sicuramente più garantiste della privacy e dei diritti dell’utente.
Vediamo in breve in cosa consistono queste due diverse modalità:

• Opt-In
  La modalità Opt-In prevede che l’interessato dia personalmente il suo indirizzo email manifestando dunque il consenso a ricevere i futuri messaggi della newsletter;
• Double Opt-In
  Chi si iscrive (rilasciando personalmente il suo indirizzo email) riceverà un’email  al quale deve rispondere per poter perfezionare l’iscrizione.
  Quest’ultima modalità sembra quella che maggiormente è rispettosa delle regole in materia di privacy poiché  garantisce una effettiva e verificabile volontà del destinario di ricevere le comunicazioni via posta elettronica.

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Prima costruire e gestire un sito web era un’operazione che pochi utenti erano in grado di permettersi. Non era solo costava molto caro acquistare un dominio, i prezzi erano sicuramente molto più cari di oggi, ma anche per la sua costruzione occorreva spendere obbligatoriamente una cifra alta per dei professionisti del linguaggio html soprattutto. Oggi moltissimi utenti si accontentano sfruttando delle piattaforme che consentono di avere dei portali semi professionali in pochi click.

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Si lancia Outlook facendo due clic sull’icona presente sul desktop o cliccando su Avvio>Programmi>Outlook. Dal menù Strumenti si seleziona Account.

Si apre la finestra Account Internet, si clicca sulla linguetta Posta elettronica. Essendo Outlook un prodotto Microsoft, il default è impostato su Hotmail. Per aggiungere un account basta cliccare su Aggiungi.

Si apre un secondo menù con tre opzioni. Si clicca su Posta elettronica. Nella finestra che compare si scrive il nome che verrà visualizzato nel campo del mittente (DA: ) quando si scrive un messaggio. Si clicca Avanti. Nella finestra successiva si scrive il proprio indirizzo di posta eletronica ricordandosi di non usare spazi. Avanti.

In questa finestra vanno inseriti i nomi del server POP3 per la posta in arrivo e del server SMTP per la posta in uscita.

Questi dati vanno reperiti o sul sito web dell’ISP (Internet Service Provider) o direttamente telefonando al Provider che ci fornisce la connessione in rete. Se il server è HTTP non c’è bisogno di inserire il server di posta in uscita. Avanti.

In questa finestra si inserisce il nome dell’account cioè la prima parte dell’ indirizzo e-mail ( quello che sta prima della chiocciola) e la password. Avanti per terminare l’impostazione del nuovo account.Si possono creare anche più account per separare i messaggi privati da quelli di lavoro.

Quando Outlook Express verrà lanciato, cercherà la posta in tutti i server inseriti.

Nella finestra Posta in Arrivo si clicca l’icona NUOVO MESSAGGIO in alto a sinistra .

Nella finestra che appare si può scrivere il testo della lettera e l’intestazione, contenente diverse caselle o campi.

Nella casella “A : ” si scrive l’Indirizzo del destinatario o gli indirizzi, separati da una virgola o dal punto e virgola. Premendo il tasto tab si passa alla casella successiva “Cc :” dove si possono scrivere gli indirizzi delle copie per conoscenza.

Cliccando due volte sull’icona a fianco di ” Cc :” compare la finestra Seleziona destinatari : nella casella “Ccn:” possiamo inserire altri destinatari per copia conoscenza.

Questi a differenza dei precedenti non vedranno la lista di tutti i destinatari a cui è arrivata l’e-mail. Nella casella Oggetto si può con poche parole indicare il contenuto della letteraCompilati i campi dell’intestazione si passa a digitare il testo della lettera cercando di essere brevi ed evitando le parole in maiuscolo che nel gergo di Internet significano urlare.

Scritto il messaggio si può selezionare il controllo ortografico per verificare se ci sono errori. Si possono anche aggiungere degli allegati per spedire fotografie o altro (vedere sezione Aggiungere immagini). Possiamo, inoltre, evidenziare il messaggio assegnando priorità Alta, per dire a chi riceve la posta che il messaggio è urgente.

Nell’intestazione comparirà un punto esclamativo rosso.Premendo il tasto Invia posto in alto a sinistra l’e-mal sarà trasferita nella cartella Posta in uscita : è pronta per essere spedita.

Non resterà altro da fare che cliccare sul pulsante Invia e Ricevi sulla barra degli strumenti ed il messaggio arriverà in pochi secondi in qualunque parte del mondo.

LA RUBRICA

Ci permette di raccogliere i dati dei nostri corrispondenti, e fornisce anche accesso alle directory di servizi di Internet, che si possono usare per cercare persone e ditte nell’ambito dela rete.

Per aprire la Rubrica di Outlook Express basta selezionarla nella barra degli Strumenti. Facendo clic su su Nuovo Contatto si aprirà la finestra Proprietà dove si possono inserire i dati del nuovo contatto.

Si compilano i dati che interessano e si preme ok. Il nuovo contatto sarà inserito nella rubrica e si tornerà alla finestra principale.

In basso a sinistra ( nella finestra Contatti : questa se non è aperta, si apre dal menù Visualizza>Layout e si spunta la casella Contatti ) comparirà il contatto appena inserito cliccandoci sopra due volte si aprirà la finestra per un nuovo messaggio già compilata con il nome selezionato.

Un altro modo per inserire un nuovo indirizzo nella Rubrica è quello di cliccare con il tasto destro del mouse sul nome del mittente, nel menù che compare si seleziona la voce “Aggiungi alla Rubrica”.

Oppure si può ricorrere al menù Strumenti>Opzioni e premere la linguetta Invio, nella lista che compare si spunta la casella Aggiungi automatiamente i destinatari delle risposte alla Rubrica.

Se si spediscono e-mail a gruppi di persone si può utilizzare l’opzione Nuovo Gruppo. Dalla finestra Rubrica si clicca su Nuovo>Nuovo Gruppo. Al gruppo viene dato un nome per identificarlo e selezionarlo quando si va a scrivere l’ e-mail.Per creare un’altra Rubrica si deve prima creare una nuova identità.

Ciascuna identità deve essere protetta da password e ha una sua Rubrica. Dal menù File>Cambia identità per entrare nella nuova Rubrica.

CONSULTARE LA RUBRICA

Accanto alla lettera ” A : ” c’è un’icona, cliccandola si aprirà una finestra nella cui parte sinistra sono elencate tutte le persone a cui scriviamo. Si seleziona il nome della persona e si clicca sul pulsante “A:>”, al centro della finestra.

Il nome comparirà a destra nel campo dei destinatari del messaggio.

Cliccando su ok si ritorna alla finestra del nuovo messaggio dove nel campo “A:” compariranno i nomi dei destinatari selezionati.

COSA C’E’ NELLE CARTELLE

Le cartelle si trovano nella parte sinistra della finestra principale; le principali sono:

1.- Posta in arrivo : contiene le e-mail che ci arrivano

2.- Posta in uscita : contiene i messaggi che devono essere inviati ma non sono ancora spediti

3.- Posta inviata : la memoria di tutte le lettere spedite

4.- Posta eliminata : le lettere arrivate che abbiamo deciso di eliminare prima di leggere

5.- Bozze : i messaggi che si stanno scrivendo e che si devono terminare

La cartella Posta eliminata funziona come il cestino, quello che si cancella rimane nel cestino fino a quando non lo si svuota ; per farlo si seleziona il cestino con il tasto destro del mouse e dal menù a discesa che compare si sceglie Svuota cartella Posta eliminata.

Per conoscere il contenuto di ogni cartella basta cliccarci sopra.

I dati verranno visualizzati nella parte alta della finestra principale.

COME PERSONALIZZARE OUTLOOK EXPRESS

Dal menù Strumenti>Opzioni, si apre la finestra dove ci sono tutte le opzioni di Outlook Express.

Si può selezionare, come prima cosa, la voce All’avvio vai alla cartella Posta in arrivo.

Le altre voci possono essere lasciate come preimpostate dal programma tranne quelle che riguardano le regole della Posta in arrivo.

Possiamo chiedere al computer di filtrare la posta indesiderata scegliendo dal menù Strumenti>Regola messaggi, nella finestra che compare ci sono tre linguette:

1.- Regole posta eletronica

2.- Regole news

3.- Mittenti bloccati

Premendo la linguetta Mittenti bloccati possiamo aggiungere tutti gli indirizzi di posta indesiderati.

Gli eventuali messaggi spediti da queste persone verranno cestinati.

Nelle sezioni Regole posta elettronica e Regole news c’è la possibilità di seguire un percorso guidato per decidere come gestire la Posta in arrivo.

In questo modo possiamo tutelarci dal mailing spam.

AGGIUNGERE IMMAGINI

Oltre ad inviare messaggi di solo testo le e-mail consentono anche di inviare foto tramite la rete.

Ci sono due modi per farlo.

Il primo è quello di inserire l’immagine nell’area di testo del messaggio, mentre il secondo è quello di fare un allegato all’ e-mail.

Gli allegati potranno essere in ogni formato di file.

Cliccando il tasto Allega, appare la finestra Inserisci allegato nella quale possiamo cercare il file da allegare. Per evitare di allungare i tempi di trasferimento è meglio allegare file compressi ricordando di indicare al destinatario con quale programma è stata effettuata la compressione.

Per comprimere un file prima di spedirlo, si clicca con il tasto destro del mouse sul file stesso nella finestra Inserisci allegato e si sceglie Add to Zip per attivare il programma.

Tenendo premuto il tasto CTRL sulla tastiera si possono selezionare contemporaneamente più file e comprimerli tutti insieme. Nella finestra Add si scrive il nome per il nuovo file zip o si clicca nuovo e si scrive un nome nella casella Nuovo Archivio.

Si clicca su Add per creare il nuovo file zip contenente i file selezionati. Il file zip sarà posizionato nella finestra Inserisci Allegato.

Si clicca su Allega o si clicca due volte sul file zip per inserirlo nell’e-mail.Per inserire le foto nell’area di testo si clicca il triangolino posto vicino a Nuovo messaggio e dal menù a discesa si seleziona l’opzione relativa ad uno dei vari elementi decorativi proposti.

All’interno dell’ Opzione si può cambiare il testo a proprio piacere.Nella finestra del messaggio dal menù Inserisci>Immagine, per inserire le foto.

Nella finestra che compare si clicca su Sfoglia e si apre una seconda finestra di dialogo per localizzare la foto. Si fa doppio clic sull’icona della foto scelta oppure si clicca una volta sull’icona e si preme Apri. Si torna così alla precedente finestra dove è possibili digitare nel campo Testo alternativo il testo che si vuole appaia se l’immagine non potrà essere visualizzata dal destinatario.

Nella sezione layout della finestra è possibile scegliere un’opzione per l’allineamento tra quelle predisposte nel menù a tendina. L’opzione bordo permette di creare un bordo intorno all’immagine.

Si inserisce un valore compreso tra 0 e 999. Si possono sperimentare diversi settaggi per queste opzioni per vedere qual’è il risultato finale.

Una volta inserita la foto nel campo testo questa non può più essere spostata ma si può ridimensionarla cliccandoci sopra per selezionarla e agendo su uno degli otto punti per ridurla e ingrandirla.

Le immagini grandi e quelle in formati non supportati da Outlook Express devono essere inviate come allegati.

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Come saprete benissimo, il famoso social network Facebook, sforna novità eclatanti a ritmo incessante, andiamo alla scoperta dell’ultima novità.

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Se avete installato la suite Office 2010 ed utilizzate la linea adsl di Alice, potreste denotare dei problemi nell’invio delle e-mail. Infatti, quando cercate di inviare una e-mail, potreste veder comparire messaggio con scritto “Non recapitato“.

Per eliminare questo problema, configuriamo Outlook in questo modo: da “File/Impostazioni account“, andiamo alla scheda “Posta elettronica” selezioniamo il nostro account e clicchiamo su “Cambia“.

In “Server posta in arrivo” immettiamo l’SMTP del server di posta e in “Server posta in uscita” digitiamo il server del provider ADSL.

Clicchiamo su Avanti” e poi “Chiudi” ed abbiamo finito, il problema non dovrebbe esserci più.

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Oggi vi voglio suggerire un modo efficace ed economico, anche se non il più immediato, per scambiarsi messaggi tra pc della stessa rete, all’interno di una intranet aziendale oppure domestica, così da poter, scambiare le informazioni in tempo reale senza sovraccaricare altri applicativi come la posta elettronica.

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