Segreti e consigli dal WEB 2.0

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I parametri da impostare per la configurazione ottimale delle Caselle di Posta Certificata fornite da Aruba sono i seguenti:

Server pop3 :  pop3s.pec.aruba.it   (connessione ssl; porta 995)
Server smtp:  smtps.pec.aruba.it* (connessione ssl; porta 465)
Nome Account: indirizzo e-mail completo (es. info@pec.nomedominio.xxx o nomecasella@arubapec.it)

*Come accade per le caselle di posta elettronica ordinaria, anche in questo caso, per il server della posta in uscita occorre impostare ’Autenticazione del server necessaria’.

Si potrà inoltre utilizzare il protocollo IMAP per configurare e utilizzare le caselle contemporaneamente da più pc.

Il parametro che si usa in questo caso è:
Server imap: imaps.pec.aruba.it (connessione ssl, porta 993)

NOTA BENE! Affinché la Casella Certificata sia in grado di ricevere ed inviare i messaggi in maniera corretta, occorre selezionare sulle Impostazioni Avanzate dell’account, del proprio Client di Posta, l’opzione ’Il server necessita di una connessione protetta‘ sia per quanto riguarda il pop3 che per smtp.

Il numero delle porte deve essere modificato come nella foto seguente:

Esempio di configurazione client posta elettronica certificata Aruba:

L’opzione ’Il server necessita di una connessione protetta‘ sulle Impostazioni Avanzate dell’account sul proprio Client di Posta dovrà essere selezionata anche nel caso in cui venga utilizzato il protocollo IMAP (imaps.pec.aruba.it).

Ricordatevi che al 29/11/2011 la posta elettronica certificata diventerà obbligatoria per le imprese !

Scadrà il prossimo 29 novembre il termine per comunicare al Registro delle Imprese l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata delle società.

La legge 28 gennaio 2009, n. 2, che ha istituito quest’obbligo, non ha previsto forme sanzionatorie speciali per chi non comunica l’indirizzo PEC, entro il termine stabilito, al Registro delle Imprese.

Trova, quindi, applicazione la norma generale in tema di “Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi“, contenuta all’art. 2630 del Codice civile (come modificato dal Decreto Legslativo 11 aprile 2002, n. 61), che prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro a carico di chi omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese.

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Si lancia Outlook facendo due clic sull’icona presente sul desktop o cliccando su Avvio>Programmi>Outlook. Dal menù Strumenti si seleziona Account.

Si apre la finestra Account Internet, si clicca sulla linguetta Posta elettronica. Essendo Outlook un prodotto Microsoft, il default è impostato su Hotmail. Per aggiungere un account basta cliccare su Aggiungi.

Si apre un secondo menù con tre opzioni. Si clicca su Posta elettronica. Nella finestra che compare si scrive il nome che verrà visualizzato nel campo del mittente (DA: ) quando si scrive un messaggio. Si clicca Avanti. Nella finestra successiva si scrive il proprio indirizzo di posta eletronica ricordandosi di non usare spazi. Avanti.

In questa finestra vanno inseriti i nomi del server POP3 per la posta in arrivo e del server SMTP per la posta in uscita.

Questi dati vanno reperiti o sul sito web dell’ISP (Internet Service Provider) o direttamente telefonando al Provider che ci fornisce la connessione in rete. Se il server è HTTP non c’è bisogno di inserire il server di posta in uscita. Avanti.

In questa finestra si inserisce il nome dell’account cioè la prima parte dell’ indirizzo e-mail ( quello che sta prima della chiocciola) e la password. Avanti per terminare l’impostazione del nuovo account.Si possono creare anche più account per separare i messaggi privati da quelli di lavoro.

Quando Outlook Express verrà lanciato, cercherà la posta in tutti i server inseriti.

Nella finestra Posta in Arrivo si clicca l’icona NUOVO MESSAGGIO in alto a sinistra .

Nella finestra che appare si può scrivere il testo della lettera e l’intestazione, contenente diverse caselle o campi.

Nella casella “A : ” si scrive l’Indirizzo del destinatario o gli indirizzi, separati da una virgola o dal punto e virgola. Premendo il tasto tab si passa alla casella successiva “Cc :” dove si possono scrivere gli indirizzi delle copie per conoscenza.

Cliccando due volte sull’icona a fianco di ” Cc :” compare la finestra Seleziona destinatari : nella casella “Ccn:” possiamo inserire altri destinatari per copia conoscenza.

Questi a differenza dei precedenti non vedranno la lista di tutti i destinatari a cui è arrivata l’e-mail. Nella casella Oggetto si può con poche parole indicare il contenuto della letteraCompilati i campi dell’intestazione si passa a digitare il testo della lettera cercando di essere brevi ed evitando le parole in maiuscolo che nel gergo di Internet significano urlare.

Scritto il messaggio si può selezionare il controllo ortografico per verificare se ci sono errori. Si possono anche aggiungere degli allegati per spedire fotografie o altro (vedere sezione Aggiungere immagini). Possiamo, inoltre, evidenziare il messaggio assegnando priorità Alta, per dire a chi riceve la posta che il messaggio è urgente.

Nell’intestazione comparirà un punto esclamativo rosso.Premendo il tasto Invia posto in alto a sinistra l’e-mal sarà trasferita nella cartella Posta in uscita : è pronta per essere spedita.

Non resterà altro da fare che cliccare sul pulsante Invia e Ricevi sulla barra degli strumenti ed il messaggio arriverà in pochi secondi in qualunque parte del mondo.

LA RUBRICA

Ci permette di raccogliere i dati dei nostri corrispondenti, e fornisce anche accesso alle directory di servizi di Internet, che si possono usare per cercare persone e ditte nell’ambito dela rete.

Per aprire la Rubrica di Outlook Express basta selezionarla nella barra degli Strumenti. Facendo clic su su Nuovo Contatto si aprirà la finestra Proprietà dove si possono inserire i dati del nuovo contatto.

Si compilano i dati che interessano e si preme ok. Il nuovo contatto sarà inserito nella rubrica e si tornerà alla finestra principale.

In basso a sinistra ( nella finestra Contatti : questa se non è aperta, si apre dal menù Visualizza>Layout e si spunta la casella Contatti ) comparirà il contatto appena inserito cliccandoci sopra due volte si aprirà la finestra per un nuovo messaggio già compilata con il nome selezionato.

Un altro modo per inserire un nuovo indirizzo nella Rubrica è quello di cliccare con il tasto destro del mouse sul nome del mittente, nel menù che compare si seleziona la voce “Aggiungi alla Rubrica”.

Oppure si può ricorrere al menù Strumenti>Opzioni e premere la linguetta Invio, nella lista che compare si spunta la casella Aggiungi automatiamente i destinatari delle risposte alla Rubrica.

Se si spediscono e-mail a gruppi di persone si può utilizzare l’opzione Nuovo Gruppo. Dalla finestra Rubrica si clicca su Nuovo>Nuovo Gruppo. Al gruppo viene dato un nome per identificarlo e selezionarlo quando si va a scrivere l’ e-mail.Per creare un’altra Rubrica si deve prima creare una nuova identità.

Ciascuna identità deve essere protetta da password e ha una sua Rubrica. Dal menù File>Cambia identità per entrare nella nuova Rubrica.

CONSULTARE LA RUBRICA

Accanto alla lettera ” A : ” c’è un’icona, cliccandola si aprirà una finestra nella cui parte sinistra sono elencate tutte le persone a cui scriviamo. Si seleziona il nome della persona e si clicca sul pulsante “A:>”, al centro della finestra.

Il nome comparirà a destra nel campo dei destinatari del messaggio.

Cliccando su ok si ritorna alla finestra del nuovo messaggio dove nel campo “A:” compariranno i nomi dei destinatari selezionati.

COSA C’E’ NELLE CARTELLE

Le cartelle si trovano nella parte sinistra della finestra principale; le principali sono:

1.- Posta in arrivo : contiene le e-mail che ci arrivano

2.- Posta in uscita : contiene i messaggi che devono essere inviati ma non sono ancora spediti

3.- Posta inviata : la memoria di tutte le lettere spedite

4.- Posta eliminata : le lettere arrivate che abbiamo deciso di eliminare prima di leggere

5.- Bozze : i messaggi che si stanno scrivendo e che si devono terminare

La cartella Posta eliminata funziona come il cestino, quello che si cancella rimane nel cestino fino a quando non lo si svuota ; per farlo si seleziona il cestino con il tasto destro del mouse e dal menù a discesa che compare si sceglie Svuota cartella Posta eliminata.

Per conoscere il contenuto di ogni cartella basta cliccarci sopra.

I dati verranno visualizzati nella parte alta della finestra principale.

COME PERSONALIZZARE OUTLOOK EXPRESS

Dal menù Strumenti>Opzioni, si apre la finestra dove ci sono tutte le opzioni di Outlook Express.

Si può selezionare, come prima cosa, la voce All’avvio vai alla cartella Posta in arrivo.

Le altre voci possono essere lasciate come preimpostate dal programma tranne quelle che riguardano le regole della Posta in arrivo.

Possiamo chiedere al computer di filtrare la posta indesiderata scegliendo dal menù Strumenti>Regola messaggi, nella finestra che compare ci sono tre linguette:

1.- Regole posta eletronica

2.- Regole news

3.- Mittenti bloccati

Premendo la linguetta Mittenti bloccati possiamo aggiungere tutti gli indirizzi di posta indesiderati.

Gli eventuali messaggi spediti da queste persone verranno cestinati.

Nelle sezioni Regole posta elettronica e Regole news c’è la possibilità di seguire un percorso guidato per decidere come gestire la Posta in arrivo.

In questo modo possiamo tutelarci dal mailing spam.

AGGIUNGERE IMMAGINI

Oltre ad inviare messaggi di solo testo le e-mail consentono anche di inviare foto tramite la rete.

Ci sono due modi per farlo.

Il primo è quello di inserire l’immagine nell’area di testo del messaggio, mentre il secondo è quello di fare un allegato all’ e-mail.

Gli allegati potranno essere in ogni formato di file.

Cliccando il tasto Allega, appare la finestra Inserisci allegato nella quale possiamo cercare il file da allegare. Per evitare di allungare i tempi di trasferimento è meglio allegare file compressi ricordando di indicare al destinatario con quale programma è stata effettuata la compressione.

Per comprimere un file prima di spedirlo, si clicca con il tasto destro del mouse sul file stesso nella finestra Inserisci allegato e si sceglie Add to Zip per attivare il programma.

Tenendo premuto il tasto CTRL sulla tastiera si possono selezionare contemporaneamente più file e comprimerli tutti insieme. Nella finestra Add si scrive il nome per il nuovo file zip o si clicca nuovo e si scrive un nome nella casella Nuovo Archivio.

Si clicca su Add per creare il nuovo file zip contenente i file selezionati. Il file zip sarà posizionato nella finestra Inserisci Allegato.

Si clicca su Allega o si clicca due volte sul file zip per inserirlo nell’e-mail.Per inserire le foto nell’area di testo si clicca il triangolino posto vicino a Nuovo messaggio e dal menù a discesa si seleziona l’opzione relativa ad uno dei vari elementi decorativi proposti.

All’interno dell’ Opzione si può cambiare il testo a proprio piacere.Nella finestra del messaggio dal menù Inserisci>Immagine, per inserire le foto.

Nella finestra che compare si clicca su Sfoglia e si apre una seconda finestra di dialogo per localizzare la foto. Si fa doppio clic sull’icona della foto scelta oppure si clicca una volta sull’icona e si preme Apri. Si torna così alla precedente finestra dove è possibili digitare nel campo Testo alternativo il testo che si vuole appaia se l’immagine non potrà essere visualizzata dal destinatario.

Nella sezione layout della finestra è possibile scegliere un’opzione per l’allineamento tra quelle predisposte nel menù a tendina. L’opzione bordo permette di creare un bordo intorno all’immagine.

Si inserisce un valore compreso tra 0 e 999. Si possono sperimentare diversi settaggi per queste opzioni per vedere qual’è il risultato finale.

Una volta inserita la foto nel campo testo questa non può più essere spostata ma si può ridimensionarla cliccandoci sopra per selezionarla e agendo su uno degli otto punti per ridurla e ingrandirla.

Le immagini grandi e quelle in formati non supportati da Outlook Express devono essere inviate come allegati.

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Se avete installato la suite Office 2010 ed utilizzate la linea adsl di Alice, potreste denotare dei problemi nell’invio delle e-mail. Infatti, quando cercate di inviare una e-mail, potreste veder comparire messaggio con scritto “Non recapitato“.

Per eliminare questo problema, configuriamo Outlook in questo modo: da “File/Impostazioni account“, andiamo alla scheda “Posta elettronica” selezioniamo il nostro account e clicchiamo su “Cambia“.

In “Server posta in arrivo” immettiamo l’SMTP del server di posta e in “Server posta in uscita” digitiamo il server del provider ADSL.

Clicchiamo su Avanti” e poi “Chiudi” ed abbiamo finito, il problema non dovrebbe esserci più.

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Un bel programma per Windows Mobile, HappyBirthdayToCalenda, disponibile nella versione 3.0

Questo programma consente di inserire, nel calendario appuntamenti, tutti gli anniversari e tutti i compleanni che abbiamo archiviato nella nostra rubrica telefonica. L’app è particolarmente utile agli utenti che non sincronizzano il loro palmare con Microsoft Outlook.

HappyBirthdayToCalendar v3.0 Multilanguage è completamente gratuita ed è  compatibile con windows mobile.

Il programma richiede .net compact framework.

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Microsoft Office 2010 rende disponibile una utility di traduzione dei documenti, che consente di convertire da una lingua all’altra i nostri documenti  Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio e Word.

La traduzione è una funzione già presente nella nuova suite da ufficio di Microsoft, non occorre quindi installare software esterni o usare servizi di traduzione dal web.

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Pare ormai assodato che Microsoft voglia portare le sue reti sociali fino all’integrazione nel programma Outlook di social network.

Outlook già integrato la rete sociale di LinkedIn, in modo che, senza lasciare il programma, si potevano visualizzare informazioni sui propri contatti di questo social network. Adesso Microsoft ha stipulato degli accordi anche con Facebook e con MySpace, in modo che Outlook avrà un nuovo sviluppo sociale rispetto a prima. E’ un po’ la stessa strada che, di recente, fa intrapreso Google integrando in Gmail i servizi Facebook e Twitter.

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ToDo è una delle applicazioni più comode e pratiche che siano state sviluppate per il nostro iPhone tra quelle che ci consentono di sincronizzare le nostre attività e la nostra agenda. Secondo chi scrive è un’applicazione da avere assolutamente, poiché è molto funzionale ma semplice da usare.

ToDo ci permette, oltre che di inserire in maniera del tutto autonoma le nostre voci in agenda, anche di sincronizzarci con i più noti software per computer, come ad esempio iCal per il Mac, grazie all’utilizzo di Appigo Sync, che possiamo scaricare gratuitamente dal sito web www.appigo.com .

Grazie alla funzionalità push, ToDo ci permette di avere a disposizione anche degli avvisi Push, che ci ricordano quando scade un determinato evento archiviato in agenda.

ToDo ci permette di organizzare in maniera molto semplice i nostri eventi, le cose da fare e la nostra lista della spesa. Grazie alla pratica ricerca incorporata nel software ci facilita di molto la possibilità di trovare quello che cerchiamo in pocho tempo.

Tra le novità della versione 3.2 c’è anche quella dell’aggiunta della sincronizzazione con Microsoft Outlook.

Tra le principali caratteristiche, abbiamo la possibilità di elencare per diverse modalità i nostri eventi, la ripetizione attività, l’inserimento veloce dei nostri impegni, la condivisione degli stessi via email e un eccellente servizio di assistenza clienti, che può tornare sempre utile.

Per scaricare ToDo bisogna andare sull’iTunes Store. E’ disponibile anche una versione Lite gratuita oppure una versione completa a soli 7,99 euro.

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Se sei un grande appassionato di Twitter ma a lavoro proprio non ti è permesso usarlo, io aggiungerei giustamente, comunque esiste un modo decisamente facile per non destare nessun sospetto. Inviare e ricevere messaggi Twitter direttamente attraverso Outlook vediamo come procedere.

L’applicazione che ti consentirà di fare tutto questo, in totale tranquillità, si chiama TwInbox. Si integra direttamente nel tuo client di posta elettronica Outlook e quindi renderà possibile leggere e post Twitter come se fosse di mail in arrivo. La barra degli strumenti avrà le funzionalità di accesso rapido per soddisfare tutte le necessità di gestione Twitter.

Le funzionalità offerte da TwInbox sono veramente tante e permetteranno di:

• Aggiornare il nostro status Twitter direttamente da Outlook.
• Leggere i messaggi ricevuti direttamente in Outlook.
• Archiviare e gestire i nostri tweets alla stessa maniera nel quale si gestisce la posta.
• Ricercare dei messaggi per mezzo di parole chiave.
• Caricare e postare foto e file allegati tramite la posta elettronica di Outlook.
• Leggere velocemente i propri tweets.
• Organizzare i nostri messaggi i cartelle personalizzate.
• Utilizzare la funzionalità Outlook “Rispondi” e “Rispondi a tutti”.
• Accorciare gli URL con tinyurl.

L’integrazione Twitter – Outlook è sicuramente interessante per tutti coloro che usano il sistema di microbloggin a livello aziendale. In tal modo avranno la possibilità di archiviare i messaggi e mantenerne sempre traccia. Ultimo appunto sull’interfaccia grafica, sicuramente completa e gradevole.

Con TwInbox Twitter diventa ancora più pratico, dato che l’invio dei mini messaggi diventa molto simile all’invio di posta elettronica.

L’estensione è compatibile sia con Outlook 2003 che con Outlook 2003 e Outlook 2007.

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Appare scontato ritenere che le e-mail custodite nell’account Gmail sono molto più al sicuro di quanto non lo sarebbero se archiviate nel nostro hard disk, sempre soggetto a guasti, rotture o formattazioni improvvise.

Resta comunque consigliabile possedere una copia di sicurezza di tutte le mail trasmesse e ricevute tramite il famoso Gmail.

Per elevare il livello di sicurezza, nella gestione della posta elettronica, e nello specifico di Gmail, possiamo fare uso di un pratico software Gmail Backup.

Se scarichiamo la posta Gmail attraverso un client, avremo di sicuro un backup della nostra posta, altrimenti potremo effettuare una copia programmata delle nostre care e-mail utilizzando Gmail Backup, il software che mi accingo a presentarvi.

Il programma è molto facile da utilizzare. Dobbiamo solo comunicargli l’indirizzo e-mail, password e ID e impostare gli intervalli di tempo entro i quali questo programma dovrà effettuare il backup. Saranno ovviamente archiviati anche gli allegati, il tutto verrà salvato in un file EML tranquillamente consultabile per mezzo di un qualsiasi client di posta elettronica come potrebbe essere ad esempio Mozilla Thunderbird o Microsoft Outlook.

Gmail Backup è in grado anche di creare dei backup parziali. Non occorre quindi necessario scaricare tutta la casella ogni volta si esegue il programma, ma magari vorremmo poter salvare soltanto i messaggi più nuovi.

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Se non vogliamo o non possiamo installare sul nostro pc dei software utility per il salvataggio della posta elettronica e vogliamo procedere manualmente eccovi i passi fondamentali.

Backup della rubrica:

Dal menu File cliccare Esporta, poi Rubrica. Nella finestra che si apre selezionare il File di testo (comma separated values), scegliere il file dove salvare i contatti, selezionare i dettagli da salvare e premere ok.

Backup degli account:

Per poter ripristinare tutto senza doverlo fare a mano, evitandoci la configurazione abbastanza laboriosa.
Salvare gli account è semplice: dal menu Strumenti selezionare Account, nella finestra che si apre selezionare l’account
da salvare e premere il pulsante Esporta; selezionato il file da salvare premere su salva. Ripetere l’operazione per ogni account che si vuole salvare.

Backup dei messaggi:

Il procedimento è un pò più complesso.
La funzione Esporta infatti permette di esportare i messaggi in Microsoft Outlook oppure Microsoft Exchange. Una volta che i messaggi sono stati esportati in uno di questi programmi allora è possibile salvarli realmente.

Questa soluzione è scomoda in quanto Microsoft Outlook e Microsoft Exchange non sono, solitamente,installati sui pc, perchè sono programmi contenuti in altri pacchetti Microsoft.

Per salvare i messaggi dobbiamo quindi ricorrere a un trucchetto: sappiate che Outlook Express salva i messaggi in file .dbx, quindi dobbiamo trovare quei file e salvarli. Scopriamo dove questi file sono salvati:

da Outlook Express selezioniamo il menu Strumenti, Opzioni, tab Manutenzione, premiamo il pulsante Archivia cartella. Si aprirà una finestra che mostra il percorso dell’archivio. Ora possiamo selezionare il percorso e poi copiarlo (tramite la combinazione di tasti Ctrl+C o tasto destro del mouse Copia). Ora apriamo una finestra qualsiasi, come risorse del computer o anche il browser e sulla barra degli indirizzi incolliamo il percorso appena copiato, poi premiamo invio. Si aprirà la cartella dove sono salvati i file. Ora possiamo selezionare i file e copiarli dove vogliamo.

RIPRISTINO:

Quando vogliamo ripristinare il tutto dai file salvati, dobbiamo effettuare le operazioni inverse a quelle di backup.

Ripristino della rubrica:

Dal menu File scegliamo Importa e poi Altra rubrica. Nella finestra che si apreche prima abbiamo salvato e premere Avanti, selezionare poi i dettagli da includere nei contatti e premere Fine.

Ripristino degli account:

Dal menu Strumenti selezionare Account, poi premere il pulsante Importa, selezionare il file dell’account e premere Apri. Ripetiamo l’operazione per ogni account da importare.

Ripristino dei messaggi:

Il procedimento è simile a quello del backup. Quindi aperta la cartella (seguendo lo stesso procedimento fatto per il backup), copiamoci dentro i file .dbx salvati. Riavviamo Outlook Express per rendere le modifiche effettive.

Ricordatevi, se i file erano stati salvati su un cd, di togliere l’attributo di “Sola lettura”, altrimenti non riuscirete ad accedere agli archivi.

Vi ricordo che le operazioni sopra descritte andranno effettuate per ogni utente, quindi se sul computer esistono più utenti e ognuno utilizza Outlook Express autonomamente, occorrerà eseguire queste operazioni per ogni utente del computer.

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