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Per stampare il nostro foglio di lavoro Excel (oppure soltanto un’area di stampa in precedenza selezionata) azioniamo il comando FILE/Stampa o, se siamo dentro la modalità “Anteprima di stampa”, usiamo il pulsante Stampa visibile in alto sullo schermo.

Nella finestra Stampa che vediamo a video è possiamo modificare altri parametri (possiamo stabilire se stampare soltanto il foglio di calcolo selezionato o tutta la cartella) prima di inviare il file alla stampante (da questa finestra, inoltre, accederemo alla modalità “Anteprima di stampa” per mezzo del pulsante posizionato in basso).

Diversamente, il pulsante Stampa posto sulla barra degli strumenti Standard avvia immediatamente, e senza opportunità di alcuna modifica, la stampa del foglio di lavoro e, quindi, è consigliabile usare questo tasto soltanto dopo aver correttamente selezionato tutte le opzioni e i parametri di stampa, che permettano al nostro foglio Excel di essere correttamente letto, interpretato ed utilizzato.

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Quando desideriamo stampare solo una parte di ciò che è contenuto nel nostro foglio di lavoro Excel possiamo seguire due strade.

Il modo più facile è selezionare l’intervallo desiderato ed azionare il comando Area di stampa del menu File e successivamente la voce Imposta area di stampa.

Alternativamente, possiamo agire direttamente all’interno della scheda Foglio della finestra Imposta pagina specificando l’intervallo (o selezionando l’area dal foglio di calcolo utilizzando il pulsante di collegamento) nella casella Area di stampa.

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I pulsanti Personalizza intestazione… e Personalizza piè di pagina… che trovate nella scheda Intestaz./Piè di pag. della finestra Imposta pagina, permettono l’aggiunta, per mezzo di una finestra successiva, di molti altri elementi (testo, immagini, data, nome del file, …) al nostro foglio di lavoro Excel.

Le finestre che vedremo a monitor hanno la medesima struttura (sono diverse solamente nel titolo).

Nello specifico, utilizzando i pulsanti disponibili nella finestra, potremo aggiungere una data in automatico, l’ora esatta della stampa, il nome del nostro foglio di lavoro o della cartella, una immagine in ognuna delle tre aree (a sinistra, al centro e a destra); per inserire del testo basa soltanto digitare proprio nelle aree interessate (gli elementi inseriti in questa finestra, saranno stampati su tutti i fogli).

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La scheda Margini della finestra Imposta pagina permette l’adeguata definizione dei margini del foglio di stampa e la distanza dal bordo della pagina delle eventuali Intestazione o Piè di pagina che abbiamo inserito nel foglio Excel (vedasi capitolo relativo); infine, nella parte bassa della finestra abbiamo due opzioni che permettono di centrare il prospetto nella pagina (se il vostro prospetto non occupa tutta la pagina vi consiglio di centrarlo solo orizzontalmente, cioè al centro della pagina però a livello del margine superiore).

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Per selezionare il formato di pagina (ad esempio, A3, A4, …), l’orientamento della stampa (stampa in orizzontale o verticale) ed, volendolo, per adattare il contenuto del foglio di lavoro in una o più pagine interverremo utilizzando le opzioni disponibili nella scheda Pagina della finestra Imposta pagina.

A questa finestra accediamo sia per mezzo del pulsante Imposta… posto sulla parte alta della visualizzazione “Anteprima di stampa”, sia per mezzo del comando Imposta pagina disponibile all’interno del menu FILE.

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Prima di proseguire con la stampa definitiva del nostro prospetto è buona norma visualizzare in anteprima il contenuto del foglio di calcolo utilizzando la pratica funzione dell’anteprima di stampa: quindi azioniamo il comando FILE/Anteprima di stampa o il pulsante col medesimo nome posizionato sulla barra degli strumenti standard.

Vi accorgerete che molto spesso, si rende necessario apportare delle modifiche ad alcune impostazioni (spessissimo dobbiamo rettificare i margini, o l’orientamento della pagina, per una stampa ottimale, leggibile e che non ci faccia sprecare carta e toner …) per impaginare in modo corretto il contenuto del foglio di calcolo utilizziamo il pulsante Imposta…a video possiamo accedere alla finestra Imposta pagina e modificare da qui i parametri di stampa.

Dopo aver effettuato tutte le modifiche alle opzioni della finestra Imposta pagina, possiamo far partire la stampa proprio dalla visualizzazione Anteprima ciccando direttamente il pulsante Stampa… oppure possiamo uscire dalla modalità Anteprima (con il pulsante Chiudi) e stampare il nostro lavoro anche successivamente.

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Bene, abbiamo faticosamente realizzato un prospetto quantitativo, e ne siamo soddisfatti, ma allo stesso tempo di preoccupiamo di tutelare il nostro lavoro, quindi vi consiglio caldamente di proteggere il vostro foglio di lavoro per evitare che possa essere cancellato, magari erroneamente,  il contenuto delle celle con tutte le formule o funzioni.

Per impostazione standard, tutte le celle del foglio Excel hanno già impostata l’opzione che permette la protezione del suo contenuto; quindi, prima di effettuare la protezione del foglio bisogna eliminare la protezione di tutte quelle celle che conterranno valori o dati nella fase di utilizzo del prospetto (le celle di “input”).

Per farlo basterà selezionare queste celle (per una selezione multipla di celle non vicine tra loro utilizzate comodamente il tasto CTRL, tenendolo premuto e selezionando le celle col mouse) e togliere la spunta dall’opzione “Bloccata” nella scheda Protezione della finestra Formato celle.

Completati questi passaggi, procediamo pure con la protezione del nostro foglio di lavoro. Per farlo utilizziamo il comando “Proteggi foglio” reperibile nel sottomenu Protezione del menu STRUMENTI; a video vedremo la finestra Proteggi foglio nella quale selezioneremo le opzioni di protezione e volendo anche una password.

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La scheda Bordo della finestra Formato celle contiene, oltre agli stili disponibili all’interno del pulsante Bordi della barra degli strumenti Formattazione, molti altri stili per creare bordi personalizzati; inoltre permette di selezionare un colore da attribuire al bordo e di personalizzare questo per mezzo dei pulsanti posizionati nell’area “Personalizzato” (potremo scegliere, ad esempio, di attribuire il bordo a tutta la cella o solo a parti di questa).

Per attribuire un colore specifico allo sfondo della cella ed anche un motivo con un suo stile (tratteggiato, quadrettato, …) e un colore proprio, utilizzeremo le opzioni nella scheda Motivo della finestra Formato Celle.

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La scheda Carattere della finestra Formato celle contiene gran parte degli elementi di formattazione che troviamo sulla barra degli strumenti Formattazione: potremo attribuire al contenuto della cella il tipo di carattere, la sua dimensione e il colore, gli stili Grassetto, Corsivo o Sottolineato.

Per mezzo di questa scheda potremo personalizzare il tipo di sottolineatura (potremo usarne una doppia), attribuire alla cella un effetto barrato o spostarne il contenuto in alto (opzione Apice) o in basso (opzione Pedice); queste ultime opzioni sono molto comode per rappresentare dei valori matematici (ad esempio, metri quadrati, metri cubi, logaritmi, ecc.).

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Con la scheda Allineamento della finestra Formato celle possiamo allineare il contenuto della cella, orientare in verticale o obliquamente il testo, ed utilizzare altri controlli per posizionare il contenuto della cella o di un intervallo di celle.

In aggiunta agli stili che possiamo attribuire per mezzo della barra degli strumenti Formattazione (allineamento orizzontale, rientro, unione di celle) abbiamo altri elementi di formattazione (allineamento verticale, orientamento del testo, riduzione automatica del testo, ecc.).

Nello specifico, l’opzione “Testo a capo” permette di scrivere nella stessa cella su righe differenti (è tipo di formattazione molto pratica quando l’intestazione di una colonna è larga ed il suo contenuto è alquanto limitato); l’opzione “Riduci e adatta” è utile per ridimensionare in automatico la dimensione del carattere in funzione della larghezza attribuita alla cella; l’opzione “Unione celle” si usa per unire più celle selezionate precedentemente o, anche, per eliminare l’unione di celle assegnate ad un intervallo.

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