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La copia dei dati è un’operazione molto comune quando si creano prospetti quantitativi poiché consente, per esempio, di copiare una formula o una funzione in altre celle molto comodamente. La procedura da seguire è simile a quella che si adotta per lo spostamento ma bisogna utilizzare il comando Copia anziché Taglia: a differenza dell’operazione di spostamento, in questo caso, il contenuto della cella di origine rimarrà inalterato e non verrà cancellato.

Una cella o un intervallo si possono copiare in più parti del foglio di calcolo; quindi, quando eseguiamo la prima copiatura, la cella di origine resta visualizzata con un bordo intermittente che sta a significare la possibilità di copiare su un’altra parte del foglio utilizzando il comando Incolla; per completare la copia bisogna confermare con il tasto Invio l’inserimento nella cella di destinazione, o usare il tasto Esc.

Una formula o una funzione possiamo copiarla in una o più celle prossime trascinando il “quadrato di riempimento”: la procedura, uguale a quella già vista in occasione della creazione di elenchi e serie automatiche, è molto veloce poiché evita l’uso dei comandi Copia e Incolla.

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Possiamo avere l’esigenza di inserire colonne o righe in un prospetto (per esempio, vogliamo creare una riga intermedia per l’inserimento di un sub-totale).

Per inserire una colonna, dopo averla selezionata con un clic del mouse sulla sua intestazione, utilizziamo il comando INSERISCI/Colonne o la voce Inserisci che troviamo nel menu di scelta rapida.

La colonna sarà inserita a sinistra di quella selezionata quindi i dati della colonna selezionata e quelli delle colonne successive saranno “spostati” verso destra.

Per inserire contemporaneamente più colonne basta selezionare due o più colonne del prospetto, attivare con il tasto destro del mouse il menu rapido ed utilizzare il comando Inserisci presente al suo interno.

Alla stessa maniera, per inserire una o più righe utilizzeremo, dopo aver selezionato una riga con un clic sulla sua intestazione, il comando INSERISCI/Righe o la voce Inserisci nel menu di scelta rapida.

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Quando creiamo un prospetto in un foglio di calcolo, possiamo avere l’esigenza di spostare delle parti per dare al prospetto un aspetto differente dalla struttura iniziale.

Per spostare una cella o un intervallo (gruppo di celle adiacenti), si usano i comandi Taglia e Incolla che potremo attivare dal menu MODIFICA o dal menu rapido, oppure possiamo utilizzare i pulsanti col medesimo nome che troviamo sulla barra degli strumenti Standard.

Ecco i passaggi da seguire: selezionate la parte da spostare, eseguite il comando Taglia, posizionatevi sull’area desiderata ed eseguite il comando Incolla; se le celle di destinazione hanno dei dati al loro interno, questi andranno perduti ma Excel chiederà, prima della loro cancellazione, una conferma dello spostamento con una finestra di dialogo o il simpatico l’Assistente di Office.

La procedura “Drag and drop”

Un metodo pratico per spostare una cella o un intervallo è con il “Drag and drop” che si configura nel modo seguente:

1. selezionate l’area da spostare,
2. puntate il mouse su un punto a caso del suo bordo fino a quando il puntatore diventa una freccia a quattro punte,
3. trascinate l’area selezionata fino alla posizione voluta, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse.

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I dati si rappresentano, di solito, sottoforma di tabella, o prospetto.

Se il prospetto contiene formule o funzioni, si chiama “quantitativo” (ad esempio, una fattura commerciale, il riparto delle spese di un condominio). Excel si utilizza in prevalenza per creare questi tipi di prospetti.

Un prospetto quantitativo occorre che sia strutturato così da essere chiaro e, nel contempo, efficiente.

Un prospetto è chiaro se permette al destinatario di individuare agevolmente i calcoli in esso contenuti.

Un prospetto è considerato “efficiente” se richiede poco tempo per il suo riutilizzo: così, un prospetto-fattura sarà efficiente se l’utente, nel creare una nuova fattura, inserisce solo i dati “variabili” (il codice cliente, la descrizione dell’articolo, il prezzo, le quantità vendute, le spese da addebitare in fattura); questo implica che il resto (l’intestazione della società, l’anagrafica del cliente, … il calcolo degli importi, della base imponibile, dell’IVA e il totale fattura) sarà  ”generato” in automatico da Excel

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Può accadere che, nella fase di immissione, si commetta un errore e, quindi, ci sia bisogno di cancellare o riscrivere nuovamente il dato: possiamo utilizzare il tasto Canc o riscrivere nella cella (se a quest’ultima si era attribuito un formato-numerico o formato-data può rendersi necessario il comando MODIFICA/Cancella/Formati).

Se, invece, vogliamo modificare solo in parte il contenuto di una cella correggendo soltanto l’errore, possiamo fare un doppio clic col mouse nella cella (o premere il tasto funzione F2) e correggere proprio nella cella; oppure possiamo correggere il contenuto della cella digitando nella barra della formula.

Quando trascriviamo una formula o una funzione Excel riconosce gli errori più comuni, come la mancanza di una parentesi, e apre immediatamente una finestra di dialogo che permette all’utente di accettare o rifiutare la correzione che Excel propone.

Delle volte viene mostrato un messaggio di errore dopo la conferma della formula o della funzione. Sapere cosa significano questi messaggi di errore è molto consigliato poiché aiuta anche a trovare la soluzione all’errore appena commesso.

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Una funzione permette di effettuare rapidamente calcoli anche molto complessi e viene riconosciuta da Excel solo se costruita con una struttura appropriata.

La “sintassi” delle funzioni è formata da un nome e da uno o diversi argomenti separati dal segno “;” e  compresi in un’unica parentesi tonda; oltretutto, non deve mai contenere spazi al suo interno:

=NOMEFUNZIONE(argomento01;argomento02;…;argomentoN)

Una funzione, come la formula, la potremo digitare direttamente dalla tastiera ma potremmo anche utilizzare una procedura automatica molto utile quando utilizziamo per la prima volta una nuova funzione: la procedura la avviamo con un semplice clic sul tasto Incolla funzione che troviamo sulla barra della formula o usando il comando INSERISCI/Funzione o, utilizzando la voce Altre funzioni nel sottomenu Somma automatica.

La finestra Inserisci funzione che apparirà a video permette di selezionare la funzione voluta in diversi metodi: possiamo digitare una breve descrizione dell’operazione che desideriamo effettuare e lasciare che Excel individui la funzione appropriata, o selezionare la funzione aiutandosi mediante la selezione di una categoria di appartenenza.

Nella parte bassa della finestra abbiamo un collegamento alla Guida in linea che mostrerà, nel dettaglio, le caratteristiche della funzione selezionata. Individuato la funzione, cliccando su OK accederemo ad una finestra di dialogo nella quale dovremo inserire, nelle relative caselle di testo, gli argomenti della nostra funzione.

Se per argomento utilizziamo una o più celle del foglio di calcolo potremmo selezionarle direttamente con il mouse (senza quindi usare la tastiera): per accedere al foglio di calcolo (e, in seguito, ritornare alla finestra Argomenti funzione) utilizzeremo i “pulsanti di collegamento” posizionati sulla destradelle caselle di testo.

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Una formula può comprendere numeri (compresi i valori decimali e/o negativi), operatori di calcolo, riferimenti e collegamenti ad altre celle e funzioni. Per far riconoscere ad Excel che desideriamo eseguire un calcolo, bisogna anteporre alla formula il segno algebrico “=” (oppure, il segno – o +).

La formula la possiamo costruire usando i criteri dell’algebra con la sola differenza che potremo inserire soltanto parentesi tonde: per esempio, se una formula contiene una parentesi graffa, una quadra e una tonda, occorrerà “aprire” e “chiudere” tre parentesi tonde.

Tra gli operatori di calcolo, quelli usati in una formula sono gli operatori aritmetici: gli altri (operatori di confronto, di riferimento e di testo) di solito sono utilizzati per costruire le funzioni.

Esempio 01

Immaginiamo di aver inserito nella cella C2 il prezzo di un giornale, nella cella D2 il numero di giornali acquistati, nella cella C3 il prezzo di una rivista, nella cella D3 il numero di magazine acquistati, e di voler calcolare, nella cella D4 la somma complessiva che abbiamo speso in edicola. La formula da inserire sarà:

=C2*D2+C3*D3

Come notate, in questa formula non occorrono le parentesi poiché la moltiplicazione viene seguita prima di una addizione, (secondo elementari regole algebriche)

Esempio 02

Immaginiamo di voler calcolare in B6 il risultato della moltiplicazione tra 50 e il valore che deriva dalla differenza tra la cella A1 e A2. Siccome algebricamente una moltiplicazione sarà eseguita prima di una differenza, la formula da inserire nella cella B6 sarà:

=50*(A1-A2) oppure =(A1-A2)*50

Altrimenti, la formula =50*A1-A2 sarà sbagliata!

Esempio 03

Supponiamo di aver trascritto in B1 il costo totale di una gita scolastica, in B2 il numero degli studenti maschi della classe, in B3 il numero delle studentesse frequentanti la medesima classe, e di aver l’esigenza di calcolare in B4 il totale degli studenti della classe e in B5 il costo per ogni singolo studente.

In B4 possiamo usare questa formula =B2+B3 e in B5 la formula =B1/(B2+B3)

In B5 potremmo usare una formula “semplice” che faccia riferimento al risultato della cella B4; infatti, poiché Excel in B4 ci restituisce il numero totale degli studenti, potremmo digitare in B5 semplicemente:

=B1/B4

Esempio 04

Immaginiamo di aver indicato in A4 il valore del lato di un quadrato e di dover calcolare nella cella A5 la sua area. Nella cella A5 scriviamo:

=A4^2 (oppure =A4*A4) )

Esempio 05

Immaginiamo di aver indicato l’area di un quadrato nella cella A9 e di dover conoscere nella cella A10 il valore del lato del quadrato.

Poiché la radice quadrata di un numero la possiamo calcolare elevando il numero ad 1/2 (la radice cubica elevando un numero a 1/3, la radice quarta elevando un numero a 1/4, e così via), digiteremo nella cella A10:

=A9^(1/2)

Notate che senza le parentesi, avremmo un valore pari alla metà dell’area: infatti, poiché la “radice” di un numero è notoriamente eseguita algebricamente prima della “divisione”, Excel avrebbe elevato a 1 l’area (il valore ipotetico inserito in A9) e, poi diviso per 2! )

Esempio 06

Immaginiamo di avere indicato nella cella A5 i pezzi venduti di un determinato prodotto, nella cella B5 il prezzo unitario, e di dover conoscere in C5 il valore dell’IVA ( aliquota ordinaria del 20%).

La formula che si usa è:

=A5*B5*20%

Notate che il simbolo % che segue un numero equivale a dividere il numero per 100. La formula la potevamo digitare anche così: =A5*B5*20/100

L’inserimento di formule per mezzo della selezione delle celle

Una formula la possiamo digitare direttamente da tastiera ma, oppure, se si fa riferimento nel calcolo a delle celle che contengono dei valori e si vogliamo evitare di inserire formule errate, possiamo utilizzare anche il mouse o i tasti cursore dopo aver ovviamente digitato gli operatori di calcolo occorrenti.

Esempio 07

Immaginiamo di dover inserire nella cella C5 la formula dell’ultimo esempio, ovvero =A5*B5*20%; possiamo procedere, così:

1. andiamo in c5 e digitiamo “=”;
2. per mezzo dei tasti di direzione (o il mouse) selezioniamo la cella A5;
3. poi, digitiamo il segno di moltiplicazione (*) e selezioniamo, con i “tasti-cursore”, la cella B5;
4. digitiamo adesso la parte che resta della formula (*20%) e, completiamo il tutto, confermando con Invio.

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Siccome Excel riconosce automaticamente degli elenchi (come i giorni della settimana, i mesi dell’anno, e così via) potremmo velocizzare l’inserimento di queste etichette sfruttando il quadrato di riempimento; se, per esempio, digitiamo l’etichetta “gennaio” nella cella A2 basterà puntare il mouse sul quadrato di riempimento (l’indicatore del mouse diventerà una freccia in una croce) e trascinare, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, in basso o di lato: nelle celle vedremo comparire le etichette “febbraio”, “marzo”, “aprile”, ecc.

Adesso sapete che le date sono trasformate in numeri seriali da Excel quindi, anche con esse possiamo creare in automatico delle serie: se digitiamo, ad esempio, la data 20/09/2010 nella cella A2 e trasciniamo il quadrato di riempimento verso il basso o verso destra avremo le date 21/09/2010, 22/09/2010, … (ovviamente, potremmo creare un elenco di date anche a ritroso se trasciniamo il quadratino verso l’alto o verso sinistra).

Con un piccolo “trucchetto”, possiamo far riconoscere ad Excel una qualunque serie di dati e riempire, quindi, immediatamente un insieme di celle.

La procedura la conoscete già, (se avete seguito la mia guida..): prima di trascinare il quadrato di riempimento occorre inserire, e poi evidenziare, almeno due o più valori della nostra serie.

Per esempio, se desideriamo inserire i valori da 1 a 10 nelle celle A2:A11, dobbiamo inserire i numeri 1 e 2 nelle celle A2 e A3 e, poi, selezionate tutte e due le celle con il mouse, trascinate il quadrato di riempimento fino alla cella A11; con la medesima procedura potremo creare anche una serie di numeri dispari, o di numeri multipli, oppure serie “miste” formate da etichette e numeri (per esempio, ora 1, ora 2, ora 3, …).

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Per inserire una data possiamo semplicemente utilizzare una delle strutture “tipiche” di rappresentazione come lo sono 20/5/10, 10/05/2010, 15-apr-10. La data sarà allineata a destra poiché viene considerata da Excel come numero, o più precisamente come “numero seriale”.

Infatti, Excel associa alla data del primo di gennaio 1900 il numero 1, il numero 2 alla data del 2/1/1900, il 3 alla data del 3/1/1900 e così via: questo meccanismo permette successivamente di compiere delle operazioni che comportano l’utilizzo le date, come per esempio, calcolare i giorni che ci sono tra due date o calcolare gli interessi su un capitale investito.

Quando Excel riconosce un formato-data, lo assegna in automatico alla cella nella quale è stata inserita la data; se poi, inseriremo nella cella un numero, questo sarà trasformato in data.

Anche in questa occasione, come visto per i formati numerici, se poi si vuole rimuovere il formato-data attribuito alla cella (per esempio, perché si vuole semplicemente inserire un numero nella cella), possiamo utilizzare, dopo selezionata la cella, il comando MODIFICA/Cancella/Formati.

In alternativa, se la data era stata appena trascritta, possiamo utilizzare il comando MODIFICA/Annulla… o cliccare su “Annulla” della barra degli strumenti Standard.

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Per inserire un numero in una cella basterà digitare le cifre e confermare il contenuto nella cella: se ci sono delle cifre decimali verranno indicate anteponendo la virgola (e non il punto);  se per immettere il numero utilizzate il “tastierino numerico” potrete utilizzare il punto presente sul tastierino stesso.

Per evitare che Excel interpreti erroneamente il contenuto inserito nella cella, è consigliabile digitare il numero senza segni o formati particolari (come $ o €).

Lo “stile” numerico lo potrete assegnare successivamente in un secondo momento per mezzo dei pulsanti che troverete sulla barra degli strumenti Formattazione (nell’ordine “Valuta”, “Stile percentuale”, “Stile separatore”, “Euro”, “Aumenta decimali” e “Riduci decimali”).

Il formato “Valuta” si usa per evidenziare una somma di danaro, nelle versioni europee di Office, ha la stessa funzione del pulsante “Euro”.

Lo “Stile percentuale” attribuisce al numero della cella il formato percentuale. Attenzione poiché che se digitiamo il numero 30 in una cella e poi si applica tale formato, viene restituito il numero 3000% (che, matematicamente, corrisponde a 30); quindi, se desiderate applicare questo formato alla cella dovrete digitare 0,30 ed assegnare poi lo stile percentuale. In alternativa, potrete assegnare questo formato proprio da tastiera digitando direttamente 30%.

Lo “Stile separatore” inserisce in automatico i punti per separare le migliaia di un numero (per esempio, se inserisco nella cella il numero 1000 mi verrà restituito 1.000); realmente, per impostazione standard, lo stile SEPARATORE inserisce in automatico anche due cifre dopo la virgola (nell’esempio, avrete 1.000,00): questo meccanismo, permette di utilizzarlo come alternativa allo stile EURO.

Gli stili “Aumenta decimali” e “Riduci decimali” permettono di “visualizzare” uno specifico numero di decimali (ad ogni clic, aggiungerete o sottrarrete una cifra decimale): per esempio, se digitiamo nella cella 44,6 e faccio un clic sul pulsante “Riduci decimali”, vedremo 45. Questi pulsanti si usano, di solito, per allineare più numeri che appartengono ad una stessa colonna. Considerate poi che il numero viene preso da Excel sempre nella sua interezza e di conseguenza non viene “arrotondato”, in senso matematico: nell’esempio che ho portato sopra, se  moltiplichiamo il valore arrotondato della cella per 2 si ottiene come risultato 89,2 e non 90!

Come rimuovere il formato numerico

Diversamente dagli altri pulsanti della barra degli strumenti Formattazione (il corsivo, il sottolineato, centratura ecc.ecc.) i pulsanti associati ai formati numerici non fungono da “interruttori”: quindi, assegnato un formato numerico non potremo più rimuoverlo con un altro clic sul pulsante (potremo invece selezionare un altro formato numerico).

Per rimuovere un formato assegnato ad una o più celle (anche di tipo diverso da quello numerico) possiamo applicare il comando MODIFICA/Cancella/Formati: alla cella, o all’intervallo selezionato, sarà riassegnato il formato predefinito o “Generale”.

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