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Archivi per la categoria ‘Excel’

In questo capitolo vedremo le procedure che permettono di impaginare correttamente e stampare, in tutto o parzialmente, il contenuto del foglio di lavoro.

Contenuti del Modulo

• L’anteprima di stampa
• L’orientamento del foglio e l’adattamento del contenuto da stampare
• L’impostazione dei margini e la centratura del foglio di lavoro
• L’inserimento di Intestazioni o Piè di pagina
• Come creare un’area di stampa
• Come stampare il foglio di lavoro

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In questo vedremo come formattare un prospetto quantitativo, con le diverse operazioni dalle più semplici che utilizzano degli stili automatici, a quelle più avanzate; vedremo anche le procedure che permettono la protezione di un foglio di lavoro.

Contenuti del Capitolo

• La formattazione automatica
• L’uso della barra degli strumenti Formattazione
• Il comando Copia formato
• La formattazione avanzata attraverso la finestra Formato celle
• La personalizzazione del contenuto delle celle
• L’allineamento e il controllo del testo nelle celle
• L’assegnazione del carattere e degli effetti di testo
• L’inserimento di bordi e di sfondi nelle celle
• La protezione del foglio di lavoro

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In questo capitolo voglio illustrarvi come costruire, in maniera semplice e veloce, un prospetto quantitativo; vi illustrerò inoltre le procedure per spostare o copiare formule e come utilizzare le principali funzioni matematiche e statistiche, anche inserite in formule personalizzate.

Contenuti del Capitolo

• Le regole per la costruzione un prospetto quantitativo
• Come spostare i dati
• Come inserire colonne o righe
• Come copiare i dati
• I riferimenti relativi di cella
• I riferimenti assoluti di cella
• La funzione SOMMA
• Le funzioni MEDIA, MAX e MIN
• Interazione tra formule e funzioni

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Abbiamo visto come creare le formule e come costruire le funzioni. Una formula può contenere una funzione e viceversa: l’unica accortezza è togliere il segno di uguale davanti alla formula o alla funzione più interna.

Eccovi due esempi per capire questo concetto:

Esempio 01

Immaginiamo di dover calcolare il doppio della somma dei valori nelle celle da A1 a B10; possiamo usare questa formula che contiene una funzione:

=2*SOMMA(A1:B10)

come vedete, la funzione SOMMA,  più interna della formula, non ha davanti il segno “=”.

Esempio 02

Immaginiamo di dover calcolare la somma tra le celle dell’intervallo A1:A20 e il valore che deriva dalla formula =B5/2; scriveremo, pertanto,

=SOMMA(A1:A20;B5/2)

qui, abbiamo tolto il segno di “=” davanti la formula B5/2 poiché più interna.

Sappiate che una funzione può contenere come uno dei suoi argomenti un’altra funzione (funzioni “nidificate“): anche qui, la funzione più interna non deve avere il segno di uguale. Un esempio per capire come funziona una funzione nidificata.

Esempio 03

Immaginiamo di dover sapere la media tra la somma dei valori in un intervallo B1:B10 e la somma dei valori contenuti in C1:C10. Qui, la funzione MEDIA è quella più esterna, e le due funzioni SOMMA sono più interne poiché utilizzate come argomento della prima funzione.

La nostra funzione nidificata sarà quindi:

=MEDIA(SOMMA(B1:B10);SOMMA(C1:C10))

Solitamente, l’uso combinato di formule e funzioni o di funzioni nidificate non è molto comune tranne che nella costruzione di prospetti quantitativi elaborati e complessi.

Infatti, è consigliabile, per ottenere un prospetto comprensibile, visualizzare al suo interno anche i “valori intermedi” e richiamare queste celle in successive formule o funzioni.

Quindi tornando all’esempio 03, potremo calcolare prima la somma degli intervalli inserendo nella cella B6 la funzione =SOMMA(B1:B10) e in C6 la funzione =SOMMA(C1:C10) e, poi,  calcolare il valore medio tra i due risultati con la funzione =MEDIA(B6;C6).

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Nel creare dei prospetti quantitativi spesso ci serviamo di semplici funzioni per il calcolo di un valore medio o per conoscere il valore più piccolo o più grande di un determinato intervallo di numeri.

Le funzioni MEDIA, MIN e MAX, della categoria Statistiche, permettono di estrapolare de degli argomenti,  il valore medio (media aritmetica), massimo e minimo.

Le sintassi, molti simili a quella della funzione SOMMA, sono:

=MEDIA(argomento1; argomento2; …; argomento n)

=MAX(argomento1; argomento2; …; argomento n)

=MIN(argomento1; argomento2; …; argomento n)

Eccovi qualche esempio per conoscere meglio la sintassi di queste utili funzioni Statistiche.

Esempio 01

La funzione =MEDIA(A2:A100) permette di calcolare la media aritmetica di tutti i valori nell’interno delle celle da A2 fino ad A100.

Esempio 02

La funzione =MEDIA(A2;400) permette di calcolare la media aritmetica tra il valore nella cella A2 e il numero 400.

Poiché composta da due soli valori, la funzione potevamo sostituirla con la formula =(A2+400)/2.

Esempio 03

La funzione =MIN(20;B2) darà il valore minimo tra quello della cella B2 e 20.

Esempio 04

La funzione =MAX(C2:C40; E2:E40) darà il valore massimo tra i valori nelle colonne C ed E dalla riga 2 alla riga 40.

Le funzioni MEDIA, MAX e MIN possiamo digitarle nella cella o inserirle con la procedura Incolla funzione.

Infine, se le abbiamo utilizzate recentemente (o dopo il primo utilizzo) potremo selezionarle anche nel sottomenu del pulsante Somma automatica.

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La funzione SOMMA utilissima per la creazione di prospetti.

La funzione, appartenente alla categoria Matematiche e trigonometriche, ha questa sintassi:

=SOMMA(argomento1; argomento2; …; argomento n)

La funzione può comprendere fino ad un massimo di trenta argomenti: solitamente, questi fanno riferimento ad altre celle o intervalli del prospetto ma possono includere anche altri valori (numeri,  formule, altre funzioni); un riferimento ad un intervallo lo indicheremo con l’indirizzo della cella superiore sinistra e della cella inferiore destra separati dal segno dei due punti (“:”)

Eccovi qualche esempio, per conoscere meglio la sintassi della funzione SOMMA.

Esempio 01

La funzione =SOMMA(A1;B10) è formata da due argomenti e permette di sommare i valori nella cella A1 e B10:  solitamente la funzione non si usa per sommare poche celle.

Esempio 02

La funzione =SOMMA(A1:B100) permette di sommare tutti i valori nelle celle da A1 fino ad A100 e da B1 fino a B100; (questa funzione è formata da un solo argomento).

Esempio 03

La funzione =SOMMA(100;A1:A10) è formata da due argomenti e permette di sommare i valori contenuti nelle celle da A1 ad A10 e il valore 100.

Esempio 04

La funzione =SOMMA(A1:B10;F1:F10;H1:H10) permette di sommare tre intervalli di celle (le celle dell’intervallo da A1 a B10, le celle della colonna F e della colonna H fino alla riga 10).

La funzione SOMMA la possiamo digitare nella cella o inserita con la procedura Incolla funzione o, per mezzo del pulsante Somma automatica visibile nella barra degli strumenti standard.

Quando utilizziamo il pulsante, viene evidenziato l’intervallo di celle contenenti numeri posizionato sopra la cella attiva, o, se manca, quello di sinistra: se l’intervallo di celle suggerito da Excel è corretto basterà confermare il contenuto nella cella, altrimenti potremo selezionare con il mouse l’intervallo voluto e poi confermare.

Ricordiamo, che quando copiamo o spostiamo una cella con una funzione, Excel considera i riferimenti a celle di tipo “relativo” tranne che non si sia usato appositamente un riferimento di tipo assoluto: quindi per esempio, se copiamo la cella A11 con la funzione =SOMMA(A1:A10) nella cella B11, avremo la formula =SOMMA(B1:B10).

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Per alcuni calcoli possiamo avere la necessità di mantenere costanti dei riferimenti di cella, cioè dovremmo creare dei riferimenti assoluti. Una cella trascritta con un riferimento assoluto si contraddistingue con un doppio simbolo del dollaro, per esempio $B$3. Per attribuire un riferimento assoluto ad una cella basta, inserito il riferimento di cella in una formula, premere il “tasto funzione” F4.

Immaginiamo, per esempio, di dover suddividere delle spese condominiali tra i condomini di un appartamento utilizzando questo prospetto.

Per ripartire delle spese comuni abbiamo la necessità di suddividere la somma totale (€2.500,00) per 1.000 e poi moltiplicarla per i millesimi di ogni condomino; quindi nella cella C2 va digitata la formula =C7/1000*B2, in C3 la formula =C7/1000*B3, in C4 la formula =C7/1000*B4, in C5 la formula =C7/1000*B5, ed, infine, in C6 la formula =C7/1000*B6

Adesso, poiché non possiamo sprecare tutto questo tempo per digitare le formule nel prospetto quantitativo, dobbiamo escogitare una soluzione.

Se proviamo a digitare la prima formula in C2 e poi la copiamo nelle celle sottostanti, otteniamo delle formule sbagliate! (in C3 viene copiata la formula =C8/1000*B3, in C4  la formula =C9/1000*B4, …); ora, che B2 diventi B3, poi B4, … non è un problema, ma non va bene che C7 diventi C8, C9 …

Risolviamo il tutto assegnando alla cella C7 un “riferimento assoluto” quando digitiamo la prima formula, e poi trascinando il quadrato di riempimento della cella C2 verso il basso.

Con trucchetto potremo ripartire anche le spese di condominio composto da tantissimi appartamenti in un istante.

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Quando spostiamo o copiamo una formula o una funzione Excel usa un “riferimento relativo”, in pratica tiene in considerazione le coordinate delle celle e le aggiorna in automatico.

Se, per esempio, la cella C1 contiene la formula =A1-B1 e spostate il contenuto della cella B1 nella cella B2, completata l’operazione, la formula della cella C1 si aggiornerà automaticamente  in =A1-B2.

Considerate che, se spostiamo la cella C1 in un’altra sezione del foglio di lavoro, la formula non cambierà affatto, poiché i riferimenti inseriti in essa non vengono spostati.

Se la cella D2 contiene la formula =B2*C2 e la copiate verso il basso fino alla cella D4, la formula in D3 diventa =B3*C3 poiché la cella di destinazione si trova verso il basso di una riga, mentre in D4, poiché ci siamo spostati di due righe sarà trascritta la formula =B4*C4. Quindi, questo permette di digitare un’unica sola formula e di copiarla rapidamente in tantissime altre celle.

I riferimenti relativi usati da Excel permettono quindi, sia di modificare comodamente la struttura iniziale di un prospetto quantitativo (spostando le celle), sia di creare rapidamente prospetti, anche molto articolati (basta infatti inserire un’unica sola formula e copiarla poi nelle celle sottostanti).

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La copia dei dati è un’operazione molto comune quando si creano prospetti quantitativi poiché consente, per esempio, di copiare una formula o una funzione in altre celle molto comodamente. La procedura da seguire è simile a quella che si adotta per lo spostamento ma bisogna utilizzare il comando Copia anziché Taglia: a differenza dell’operazione di spostamento, in questo caso, il contenuto della cella di origine rimarrà inalterato e non verrà cancellato.

Una cella o un intervallo si possono copiare in più parti del foglio di calcolo; quindi, quando eseguiamo la prima copiatura, la cella di origine resta visualizzata con un bordo intermittente che sta a significare la possibilità di copiare su un’altra parte del foglio utilizzando il comando Incolla; per completare la copia bisogna confermare con il tasto Invio l’inserimento nella cella di destinazione, o usare il tasto Esc.

Una formula o una funzione possiamo copiarla in una o più celle prossime trascinando il “quadrato di riempimento”: la procedura, uguale a quella già vista in occasione della creazione di elenchi e serie automatiche, è molto veloce poiché evita l’uso dei comandi Copia e Incolla.

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Possiamo avere l’esigenza di inserire colonne o righe in un prospetto (per esempio, vogliamo creare una riga intermedia per l’inserimento di un sub-totale).

Per inserire una colonna, dopo averla selezionata con un clic del mouse sulla sua intestazione, utilizziamo il comando INSERISCI/Colonne o la voce Inserisci che troviamo nel menu di scelta rapida.

La colonna sarà inserita a sinistra di quella selezionata quindi i dati della colonna selezionata e quelli delle colonne successive saranno “spostati” verso destra.

Per inserire contemporaneamente più colonne basta selezionare due o più colonne del prospetto, attivare con il tasto destro del mouse il menu rapido ed utilizzare il comando Inserisci presente al suo interno.

Alla stessa maniera, per inserire una o più righe utilizzeremo, dopo aver selezionato una riga con un clic sulla sua intestazione, il comando INSERISCI/Righe o la voce Inserisci nel menu di scelta rapida.

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