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Prima di proseguire con la stampa definitiva del nostro prospetto è buona norma visualizzare in anteprima il contenuto del foglio di calcolo utilizzando la pratica funzione dell’anteprima di stampa: quindi azioniamo il comando FILE/Anteprima di stampa o il pulsante col medesimo nome posizionato sulla barra degli strumenti standard.

Vi accorgerete che molto spesso, si rende necessario apportare delle modifiche ad alcune impostazioni (spessissimo dobbiamo rettificare i margini, o l’orientamento della pagina, per una stampa ottimale, leggibile e che non ci faccia sprecare carta e toner …) per impaginare in modo corretto il contenuto del foglio di calcolo utilizziamo il pulsante Imposta…a video possiamo accedere alla finestra Imposta pagina e modificare da qui i parametri di stampa.

Dopo aver effettuato tutte le modifiche alle opzioni della finestra Imposta pagina, possiamo far partire la stampa proprio dalla visualizzazione Anteprima ciccando direttamente il pulsante Stampa… oppure possiamo uscire dalla modalità Anteprima (con il pulsante Chiudi) e stampare il nostro lavoro anche successivamente.

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Bene, abbiamo faticosamente realizzato un prospetto quantitativo, e ne siamo soddisfatti, ma allo stesso tempo di preoccupiamo di tutelare il nostro lavoro, quindi vi consiglio caldamente di proteggere il vostro foglio di lavoro per evitare che possa essere cancellato, magari erroneamente,  il contenuto delle celle con tutte le formule o funzioni.

Per impostazione standard, tutte le celle del foglio Excel hanno già impostata l’opzione che permette la protezione del suo contenuto; quindi, prima di effettuare la protezione del foglio bisogna eliminare la protezione di tutte quelle celle che conterranno valori o dati nella fase di utilizzo del prospetto (le celle di “input”).

Per farlo basterà selezionare queste celle (per una selezione multipla di celle non vicine tra loro utilizzate comodamente il tasto CTRL, tenendolo premuto e selezionando le celle col mouse) e togliere la spunta dall’opzione “Bloccata” nella scheda Protezione della finestra Formato celle.

Completati questi passaggi, procediamo pure con la protezione del nostro foglio di lavoro. Per farlo utilizziamo il comando “Proteggi foglio” reperibile nel sottomenu Protezione del menu STRUMENTI; a video vedremo la finestra Proteggi foglio nella quale selezioneremo le opzioni di protezione e volendo anche una password.

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La scheda Bordo della finestra Formato celle contiene, oltre agli stili disponibili all’interno del pulsante Bordi della barra degli strumenti Formattazione, molti altri stili per creare bordi personalizzati; inoltre permette di selezionare un colore da attribuire al bordo e di personalizzare questo per mezzo dei pulsanti posizionati nell’area “Personalizzato” (potremo scegliere, ad esempio, di attribuire il bordo a tutta la cella o solo a parti di questa).

Per attribuire un colore specifico allo sfondo della cella ed anche un motivo con un suo stile (tratteggiato, quadrettato, …) e un colore proprio, utilizzeremo le opzioni nella scheda Motivo della finestra Formato Celle.

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La scheda Carattere della finestra Formato celle contiene gran parte degli elementi di formattazione che troviamo sulla barra degli strumenti Formattazione: potremo attribuire al contenuto della cella il tipo di carattere, la sua dimensione e il colore, gli stili Grassetto, Corsivo o Sottolineato.

Per mezzo di questa scheda potremo personalizzare il tipo di sottolineatura (potremo usarne una doppia), attribuire alla cella un effetto barrato o spostarne il contenuto in alto (opzione Apice) o in basso (opzione Pedice); queste ultime opzioni sono molto comode per rappresentare dei valori matematici (ad esempio, metri quadrati, metri cubi, logaritmi, ecc.).

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Con la scheda Allineamento della finestra Formato celle possiamo allineare il contenuto della cella, orientare in verticale o obliquamente il testo, ed utilizzare altri controlli per posizionare il contenuto della cella o di un intervallo di celle.

In aggiunta agli stili che possiamo attribuire per mezzo della barra degli strumenti Formattazione (allineamento orizzontale, rientro, unione di celle) abbiamo altri elementi di formattazione (allineamento verticale, orientamento del testo, riduzione automatica del testo, ecc.).

Nello specifico, l’opzione “Testo a capo” permette di scrivere nella stessa cella su righe differenti (è tipo di formattazione molto pratica quando l’intestazione di una colonna è larga ed il suo contenuto è alquanto limitato); l’opzione “Riduci e adatta” è utile per ridimensionare in automatico la dimensione del carattere in funzione della larghezza attribuita alla cella; l’opzione “Unione celle” si usa per unire più celle selezionate precedentemente o, anche, per eliminare l’unione di celle assegnate ad un intervallo.

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Per mezzo della scheda Numero, dalla finestra Formato celle potremo personalizzare la formattazione del contenuto della cella o dell’intervallo di celle selezionato.

Abbiamo disponibili sia gli stili numerici, visualizzabili anche sulla barra Formattazione (Numero, Valuta, Contabilità ecc….), ma possiamo utilizzare anche altri stili (Data, Scientifico, Frazione, Speciale, Personalizzato, …).

Selezionato uno stile dall’elenco “Categoria”, a destra della scheda appariranno i diversi formati collegati allo stile selezionato (per esempio, lo stile Valuta mostrerà la moneta da utilizzare, il numero di decimali e lo stile da attribuire a valori negativi, utilissimo lo stile che evidenzia in rosso le cifre negative, immaginate che forza possa avere il carattere rosso in una lettera di sollecito per un insoluto o per un saldo contabile).

Considerate che lo stile Generale permette di attribuire alla cella la formattazione predefinita e, quindi, di rimuovere un’eventuale formattazione attribuita alla cella: quindi, lo potremo utilizzare alternativamente al comando MODIFICA/Cancella/Formati.

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La barra degli strumenti Formattazione permette di attribuire alle celle gran parte degli elementi di formattazione.

Comunque, per una formattazione avanzata di quello che è contenuto nel foglio di lavoro bisogna intervenire proprio nella finestra Formato celle. Per aprire questa finestra, che contiene nelle sue schede tutti gli elementi di formattazione che potremo assegnare ad una cella o ad un intervallo, andiamo ad utilizzare il comando FORMATO/Celle.

A prescindere dall’effettivo uso della finestra, Excel, tutte le volte che sono apportate delle modifiche alla formattazione di una cella, aggiorna in automatico le opzioni presenti al suo interno: quindi, la conoscenza della struttura della finestra Formato celle risulterà utile anche per “rimuovere” degli elementi di formattazione attribuiti, per esempio, per messo della barra degli strumenti Formattazione.

La finestra è formata da cinque schede contenenti gli elementi di formattazione e da una sesta scheda che viene utilizzata per protegger le celle.

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Abbiamo già visto che, per velocizzare le procedure di formattazione, possiamo selezionare più celle contemporaneamente ed attribuire ad esse, con un unico passaggio, gli elementi di formattazione prestabiliti (Carattere, Bordi, Colore, …).

Comunque, possiamo adottare un’altra procedura per copiare rapidamente il formato attribuito ad una cella in altre parti del foglio Excel.

Basterà, dopo aver selezionato la cella “formattata”, cliccare sul pulsante Copia formato, sulla barra degli strumenti Standard e, quando il puntatore del mouse trasformarsi in un pennello, selezioniamo la cella o l’intervallo al quale si desidera assegnare il formato della cella di origine.

Per attribuire il formato a diversi intervalli di celle basterà fare doppio clic sul pulsante così da “bloccarlo”: completata la copia del formato dobbiamo fare nuovamente clic sul pulsante Copia formato (o in alternativa premere il tasto Esc).

Considerate che il comando “Copia formato” lo possiamo utilizzare anche per riattribuire alla cella il formato standard (in pratica, per eliminare un formato attribuito ad una cella): basta selezionare una cella non utilizzata, attivare il comando e cliccare sulla cella in precedenza formattata.

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Possiamo formattare il nostro prospetto Excel anche agendo manualmente: questa procedura può essere l’unica a disposizione quando creiamo dei prospetti molto elaborati (e, quindi, non facilmente formattabili con uno stile automatico e predefinito di Excel) oppure possiamo formattare manualmente solo perché desideriamo creare stili alternativi a quelli disponibili in Excel: potremmo, per esempio, attribuire uno stile di formattazione automatico ad un prospetto e, poi modificare solo delle specifiche caratteristiche (il colore di riempimento, la dimensione e lo stile del carattere, …) per personalizzare ulteriormente il nostro progetto.

Gli elementi rilevanti di formattazione li possiamo assegnare (ad una cella o contemporaneamente ad un intervallo di celle) per mezzo dei pulsanti disponibili nella barra degli strumenti Formattazione.

Vediamo nel dettaglio le funzioni dei diversi “gruppi” di pulsanti che troviamo sulla barra Formattazione e analizziamo delle “regole di stile”.

I primi due elenchi a discesa permettono di attribuire alle celle selezionate uno specifico tipo di carattere e una dimensione (in pixel); gli altri tre pulsanti permettono di attribuire un determinato stile (Grassetto, Corsivo o Sottolineato) al carattere.

• Per la parte tabellare del nostro prospetto, consiglio l’utilizzo di font “leggibili” (Arial, Verdana, Times New Roman, …) e una dimensione del carattere media (compresa tra gli 10px e i 14px); lo stile “Grassetto” viene usato di solito, per le intestazioni di riga e di colonna e per rimarcare alcuni dati (molto indicato per evidenziare i valori totali); lo stile “Corsivo” usatelo assolutamente per formattare delle celle numeriche (i numeri si leggono benissimo normalmente); infine, lo stile “Sottolineato” è usato pochissime volte in un prospetto (è preferibile assegnare un bordo alla cella).

I primi tre pulsanti del terzo gruppo hanno la funzione di allineare il contenuto delle celle: rispettivamente a sinistra, centrato e a destra, invece il pulsante “Unisci e centra” (quello che vedete evidenziato nella foto sopra) permette di centrare il contenuto della cella nella selezione fatta; questo è un comando molto  utile quando, se ad esempio desideriamo creare un’intestazione, per la nostra tabella: basta soltanto inserire il testo nella prima cella e, in seguito, unire tutte le celle della riga (fino ad arrivare a quella che delimita la tabella).

• E’ consigliato allineare i numeri sempre sulla destra (fateci caso Excel lo fa in automatico); le intestazioni di colonna (tranne per la prima) solitamente, vengono centrate; la prima colonna di un prospetto, se di tipo descrittivo, viene allineata a sinistra.

Il quarto gruppo di pulsanti lo usiamo per formattare le celle che contengono o “visualizzano” numeri (cioè che contengono formule o delle funzioni). Ad una stessa cella potremmo dare anche più stili (ad esempio, attribuisco lo stile separatore e, poi, aumento il numero delle cifre decimali).

• Solitamente, quando vengono utilizzati in una stessa colonna, numeri con la virgola, consiglio di allinearli per mezzo dei pulsanti Aumenta decimali e/o Diminuisci decimali.

Il quinto gruppo è composto soltanto da due pulsanti che permettono rispettivamente, di ridurre o aumentare il rientro del contenuto di una cella.

• Realmente, i pulsanti “Riduci rientro” e “Aumenta rientro” non vengono utilizzati spesso poiché, generalmente, si preferisce utilizzare più colonne/righe per allineare dei dati.

Invece, l’ultimo gruppo di pulsanti è usato molto frequentemente nella formattazione di un prospetto Excel. Il primo pulsante del gruppo permette di selezionare, in un sottomenu, un tipo di bordo da attribuire al prospetto o ad un determinato gruppo di celle; gli altri due apriranno un sottomenu dal quale possiamo scegliere un colore da attribuire, rispettivamente, allo sfondo della cella o al carattere.

• Quando creiamo un prospetto è consigliato non fare eccessivo ricorso alle “griglie”: solitamente di  utilizza un bordo ad intervalli regolari di dati (per esempio, ogni due o quattro righe) poiché viene ritenuto meglio leggibile; per quanto riguarda il colore, di solito si preferiscono sfondi chiari; quelli scuri (con testo chiaro, almeno quello…) vengono usati pochissime volte e quasi sempre per le intestazioni del prospetto.

Come rimuovere o modificare la formattazione.

Noterete presto che non tutti i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione permettono di “rimuovere” la formattazione preselezionata. Quindi, mentre l’attribuzione del corsivo o di un bordo possiamo rimuoverla cliccando di nuovo sul pulsante, l’unione di celle o l’attribuzione di uno stile numerico non potremo rimuoverla per mezzo della barra Formattazione.

Se vogliamo “rimuovere” immediatamente la formattazione attribuita alla cella possiamo servirci del comando Annulla… presente nel menu MODIFICA (o il rispettivo pulsante sulla barra degli strumenti Standard); oppure, possiamo utilizzare il comando MODIFICA/Cancella/Formati.

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Formattazione riassume un insieme di operazioni che permettono di dare al nostro prospetto Excel un aspetto migliore e più facilmente leggibile.

Il modo più facile per formattare il nostro prospetto è quello di sfruttare uno degli stili già inclusi e disponibili in Excel.

La selezione dello stile potrebbe avvenire tra le opzioni che meglio si adattano ai dati del prospetto che stiamo per formattare: così, per esempio, non vi consiglio di scegliere uno stile “Elenco” per formattare una tabella con all’interno dei numeri o valori espressi in valuta (in questa evenienza è meglio adottare lo stile “Contabilità”).

Per selezionare uno stile reimpostato selezionate una cella a caso del vostro prospetto, utilizziamo poi il comando FORMATO/Formattazione automatica scegliamo lo stile dalla finestra “Formattazione automatica” che apparirà a monitor.

Il pulsante Opzioni… ci permette di visualizzare una sezione della finestra per mezzo della possiamo cambiare degli elementi dello stile selezionato.

Ancora per mezzo della finestra Formattazione automatica possiamo modificare uno stile assegnato in precedenza (selezionandone un’altro) o cancellarlo completamente (questa volta dobbiamo selezionare lo stile “Nessuno”); questa operazione possiamo effettuarla anche per mezzo del comando MODIFICA/Cancella/Formati, però soltanto dopo aver selezionato tutto il prospetto.

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