Segreti e consigli dal WEB 2.0

Archivi per la categoria ‘Excel’

Microsoft Office 2010 rende disponibile una utility di traduzione dei documenti, che consente di convertire da una lingua all’altra i nostri documenti  Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio e Word.

La traduzione è una funzione già presente nella nuova suite da ufficio di Microsoft, non occorre quindi installare software esterni o usare servizi di traduzione dal web.

Online sono reperibili molti programmi che permettono di  riparare file mp3, filmati avi mpg mpeg, CD e DVD.

Oggi scopriremo nuovi metodi per poter aprire file doc, zip, xls all’apparenza danneggiati o per recuperare file corrotti, comunque inutilizzabili.

E’ sufficiente un solo byte a rovinare il file impedendone di fatto l’apertura. Per provocare tutto questo è sufficiente un disco removibile disconnesso improvvisamente dal PC mentre si stavano eseguendo delle operazioni proprio sul file, uno sbalzo di corrente, e molte altre ipotesi.

Come riparare documenti .doc

Per riparare documenti .doc di Microsoft Word possiamo servirci di un piccolo software gratuito denominato Repair My Word. Il programmino lo potrete scaricare gratuitamente da qui: www.repairmyword.com

Riparare documenti .xls

Potremo comodamente convertire documenti excel, corrotti o rovinati,  in file cvs scaricando gratuitamente questo programma: Corrupt xlsx2csv

La Microsoft mette a disposizione anche dei metodi alternativi per recuperare i dati da file di Microsoft Excel danneggiati.

Leggete l’articolo originale.

• Utilizzare i riferimenti esterni per accedere al file danneggiato.
• Se non è possibile aprire il file, salvarlo in formato SYLK.
• Utilizzare il comando che consente di tornare al documento salvato.
• Se al file danneggiato è collegato un grafico, utilizzare una macro per estrarre i dati.
• Utilizzare la macro di recupero dei file di Microsoft Excel 97 (Cleaner.xla).
• Aprire il file in Microsoft Word.
• Aprire il file in Microsoft Excel Viewer.
• Impostare l’opzione di ricalcolo su “manuale” prima di aprire il file.

Riparare documenti Microsoft Office e Open Office

Tanti dei servizi e programmi che disponibili online non sono gratuiti, bensì sono a pagamento. Però ho trovato un sito che estrae il testo da documenti Microsoft Office doc, rtf, docx, xlsx, pptx, e Open Office odt, ods o odp. Potete testare questo servizio al seguente link: www.saveofficedata.com

Riparare archivi ZIP danneggiati

Un programmino gratuito per riparare file zip danneggiati è Zip Repair, che potete prelevare da DiskInternals

Recuperare dati da archivi corrotti o danneggiati

FilZip è un programma di archiviazione che, tra le moltissime  funzioni, consente di riparare gli archivi danneggiati (addirittura 15 estensioni – zip, arj, cab, rar, tar, lha e tante altre). Prelevatelo gratis da qui.

Riparare file danneggiati utilizzando Windows

Non tutti conoscono che Windows rende disponibile una funzione recover per riparare di file danneggiati.

E’ sufficiente cliccare su Start –> Esegui (Start e scrivere Run su Windows Vista/7) e digitare:

Recover C:\Percorso\nome_del_file_danneggiato

Excel Viewer è un’ottima utility gratuita che permette di aprire, visionare e stampare cartelle di lavoro in formato XLS anche se non abbiamo Excel installato.

È inoltre possiamo copiare i dati dall’applicazione ad un altro programma. Però non potremo modificare i dati, salvare una cartella di lavoro o crearne una nuova.

Il programma sostituisce il precedente Visualizzatore di Excel 97 e tutte le precedenti versioni dei visualizzatori di Excel. Quindi è in grado di visualizzare i documenti creati e modificati con:
Microsoft Office Excel 2007;
Microsoft Office Excel 2003;
Microsoft Excel 2002;
Microsoft Excel 2000;
Microsoft Excell 97.
Excel Viewer è uno dei software e servizi aggiuntivi per Office.

La sua dimensione estremamente ridotta lo rende quindi molto pratico per essere trasportato su una chiavetta USB per poter visualizzare e stampare un documento XLS da un computer che non ha installato Excel.

Chi lavora con due computer che hanno installato due versioni di Office diverse potrebbe incontrare problemi di compatibilità fra i diversi formati della nuova versione e quelli della precedente. Vediamo come risolvere tranquillamente il problema.

Chi si trova a lavorare con Office 2007 sa che i file creati vengono salvati nei nuovi formati.

Questi documenti non possono essere assolutamente aperti con una versione precedente della suite Office a patto che non venga installata l’apposita patch distribuita dalla Microsoft per ovviare definitivamente al problema (è un convertitore istantaneo).

Per fortuna, Office 2007 ha una funzione nelle opzioni che consente di selezionare e scegliere il formato di salvataggio di default.

Quanto vi sto dicendo si riferisce a Word 2007 ma la stessa procedura si può applicare ad Excel, PowerPoint e Access.

Apriamo il programma e selezioniamo il menu di nome Pulsante Office.

Per accedere alla configurazione del programma clicchiamo su Opzioni di Word poi su Salvataggio e, nella prima casella, selezioniamo il formato di salvataggio desiderato (nel caso considerato, si intende il formato di Office 2003).

gDoc Creator è un programma gratuito che consente di convertire file Word, Excel, PowerPoint in file di formato PDF e XPS; inoltre consente di convertire i PDF in file Word (.doc).

Diversamente da molti altri software di questo genere, che installano delle stampanti virtuali per creare file PDF partendo da documenti, questo software offre caratteristiche decisamente più avanzate, che lo rendono paragonabile  ad un’applicazione commerciale. Tra le molte opzioni di gDoc Creator c’è la possibilità di utilizzare la conversione batch, di cifrare i file e molte altre opzioni.

Il software si auto installa in Microsoft Office, quindi possiamo convertire con pochi click senza chiudere la suite utilizzata per lavorare sul documento.

gDoc Creator è un software che consiglio senz’altro, potente e pratico da usare. E’ totalmente gratuito ma ha una pecca; infatti quando lo scarichiamo si effettua anche il download di gDoc Fusion trial, un lettore di documenti a pagamento utilizzabile come programma di prova. Questo rende l’installer abbastanza pesante (ben 120 MB)! Tolto questo programma consiglio comunque di provare il software che vi ho presentato in questo articolo.

QuickOffice è un’applicazione dedicata ai possessori di iPhone ed iPod Touch che consente di visualizzare sul proprio dispositivo mobile i documenti creati con Microsoft Office o con programmi simili, come Open Office. E’ stata ultimamente rilasciata la versione 1.3 di QuickOffice. Questo aggiornamento reca numerose novità, tra le quali alcune molto produttive.

Ad esempio, sarà possibile accedere agli allegati delle email direttamente da QuickOffice. Ancora, è stato aggiunto il completo supporto alla funzione di taglia / copia / incolla che la Apple ha recentemente introdotto con il suo ultimo firmware 3.0 . Inserita la funzione di ricerca del testo all’interno delle celle del foglio di lavoro, con possibilità di cercare l’occorrenza immediatamente successiva o precedente. E’ stata migliorata l’interfaccia che consente l’indentazione del testo e l’allineamento del documento. Molto gradita la funzionalità che ci consente di annullare l’ultima modifica fatta scuotendo l’iPhone, grazie all’uso della funzione accelerometro.

Ricordiamo che i formati di file supportati sono quelli più comuni, ovvero .doc , .xls , oltre alla comoda visualizzazione dei file .pdf e .jpg .

QuickOffice è disponibile per il download direttamente sull’App Store, ad un costo di 15,99 euro, direi più che accettabile, soprattutto per chi usa l’iPhone per lavoro ed ufficio.

I file PDF sono formati universalmente riconosciuti come molto flessibili e pratici, ma spesso può capitare di aver necessità di estrapolare dal testo una tabella di valori che vogliamo modificare magari in un foglio di lavoro come Excel.

Come convertire Pdf in Excel, vediamolo insieme:

PDFtoExcel è un’applicazione web, on line e gratuita nel puro stile web 2.0, capace di rilevare correttamente e precisamente tutte le tabelle contenute nei file PDF e ignorare quindi il contenuto al di fuori di esse, avremo dunque come risultato un file XLS, pronto per essere utilizzato e modificato.

Il file XLS generato è un foglio di calcolo di tabelle che compatibile con la maggior parte di software come Microsoft Excel, OpenOffice, Google Docs e WordPerfect Office.

La procedura è molto semplice e si compone di 3 passi:

Il primo passo sarà quello di selezionare il nostro file in formato PDF con il comando “Scegli file”; poi dovremmo soltanto confermare il formato di conversione che nel nostro caso è “XLS” ed infine cliccare sulla voce “Convert” indicando la nostra e-mail personale, fondamentale per l’invio del file convertito.

Lo strumento è sicuramente molto valido in quanto presenta un buon algoritmo di riconoscimento testo in grado di convertire solo una parte del contenuto del PDF.

Un sistema pratico e veloce che ci risparmierà la fatica di cercare un programma di conversione specifico e magari a pagamento.

Ovviamente, è anche possibile avere un software apposito per convertire file PDF in testo con Zilla PDF to TXT converter.