Segreti e consigli dal WEB 2.0

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Microsoft Office 2010 rende disponibile una utility di traduzione dei documenti, che consente di convertire da una lingua all’altra i nostri documenti  Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio e Word.

La traduzione è una funzione già presente nella nuova suite da ufficio di Microsoft, non occorre quindi installare software esterni o usare servizi di traduzione dal web.

Online sono reperibili molti programmi che permettono di  riparare file mp3, filmati avi mpg mpeg, CD e DVD.

Oggi scopriremo nuovi metodi per poter aprire file doc, zip, xls all’apparenza danneggiati o per recuperare file corrotti, comunque inutilizzabili.

E’ sufficiente un solo byte a rovinare il file impedendone di fatto l’apertura. Per provocare tutto questo è sufficiente un disco removibile disconnesso improvvisamente dal PC mentre si stavano eseguendo delle operazioni proprio sul file, uno sbalzo di corrente, e molte altre ipotesi.

Come riparare documenti .doc

Per riparare documenti .doc di Microsoft Word possiamo servirci di un piccolo software gratuito denominato Repair My Word. Il programmino lo potrete scaricare gratuitamente da qui: www.repairmyword.com

Riparare documenti .xls

Potremo comodamente convertire documenti excel, corrotti o rovinati,  in file cvs scaricando gratuitamente questo programma: Corrupt xlsx2csv

La Microsoft mette a disposizione anche dei metodi alternativi per recuperare i dati da file di Microsoft Excel danneggiati.

Leggete l’articolo originale.

• Utilizzare i riferimenti esterni per accedere al file danneggiato.
• Se non è possibile aprire il file, salvarlo in formato SYLK.
• Utilizzare il comando che consente di tornare al documento salvato.
• Se al file danneggiato è collegato un grafico, utilizzare una macro per estrarre i dati.
• Utilizzare la macro di recupero dei file di Microsoft Excel 97 (Cleaner.xla).
• Aprire il file in Microsoft Word.
• Aprire il file in Microsoft Excel Viewer.
• Impostare l’opzione di ricalcolo su “manuale” prima di aprire il file.

Riparare documenti Microsoft Office e Open Office

Tanti dei servizi e programmi che disponibili online non sono gratuiti, bensì sono a pagamento. Però ho trovato un sito che estrae il testo da documenti Microsoft Office doc, rtf, docx, xlsx, pptx, e Open Office odt, ods o odp. Potete testare questo servizio al seguente link: www.saveofficedata.com

Riparare archivi ZIP danneggiati

Un programmino gratuito per riparare file zip danneggiati è Zip Repair, che potete prelevare da DiskInternals

Recuperare dati da archivi corrotti o danneggiati

FilZip è un programma di archiviazione che, tra le moltissime  funzioni, consente di riparare gli archivi danneggiati (addirittura 15 estensioni – zip, arj, cab, rar, tar, lha e tante altre). Prelevatelo gratis da qui.

Riparare file danneggiati utilizzando Windows

Non tutti conoscono che Windows rende disponibile una funzione recover per riparare di file danneggiati.

E’ sufficiente cliccare su Start –> Esegui (Start e scrivere Run su Windows Vista/7) e digitare:

Recover C:\Percorso\nome_del_file_danneggiato

Excel Viewer è un’ottima utility gratuita che permette di aprire, visionare e stampare cartelle di lavoro in formato XLS anche se non abbiamo Excel installato.

È inoltre possiamo copiare i dati dall’applicazione ad un altro programma. Però non potremo modificare i dati, salvare una cartella di lavoro o crearne una nuova.

Il programma sostituisce il precedente Visualizzatore di Excel 97 e tutte le precedenti versioni dei visualizzatori di Excel. Quindi è in grado di visualizzare i documenti creati e modificati con:
Microsoft Office Excel 2007;
Microsoft Office Excel 2003;
Microsoft Excel 2002;
Microsoft Excel 2000;
Microsoft Excell 97.
Excel Viewer è uno dei software e servizi aggiuntivi per Office.

La sua dimensione estremamente ridotta lo rende quindi molto pratico per essere trasportato su una chiavetta USB per poter visualizzare e stampare un documento XLS da un computer che non ha installato Excel.

Chi lavora con due computer che hanno installato due versioni di Office diverse potrebbe incontrare problemi di compatibilità fra i diversi formati della nuova versione e quelli della precedente. Vediamo come risolvere tranquillamente il problema.

Chi si trova a lavorare con Office 2007 sa che i file creati vengono salvati nei nuovi formati.

Questi documenti non possono essere assolutamente aperti con una versione precedente della suite Office a patto che non venga installata l’apposita patch distribuita dalla Microsoft per ovviare definitivamente al problema (è un convertitore istantaneo).

Per fortuna, Office 2007 ha una funzione nelle opzioni che consente di selezionare e scegliere il formato di salvataggio di default.

Quanto vi sto dicendo si riferisce a Word 2007 ma la stessa procedura si può applicare ad Excel, PowerPoint e Access.

Apriamo il programma e selezioniamo il menu di nome Pulsante Office.

Per accedere alla configurazione del programma clicchiamo su Opzioni di Word poi su Salvataggio e, nella prima casella, selezioniamo il formato di salvataggio desiderato (nel caso considerato, si intende il formato di Office 2003).

I file con l’estensione DOCX, sono il formato di default di Word 2007.

Per poter convertire i file .docx in formato .doc, eccovi una comoda soluzione.

Su Windows effettuate il download gratuito del Microsoft Office compatibility Pack da questo sito (Microsoft).
In questa maniera riuscirete sia ad aprire che a stampare, editare e salvare i file .docx in formati pienamente compatibili con Office 2000, Office XP, o Office 2003.

Su Mac, invece, potrete scaricare il Microsoft Office Open XML File Format Converter per Mac da questo sito (Microsoft) per poter convertire i file .docx in rtf (rich text format) in modo che sia compatibili sia su Office per Mac che su altri word processor per Mac.

Stampare un documento.

Word permette di scegliere con estrema semplicità cosa stampare del documento attivo. Possiamo selezionare la stampante disponibile, possiamo scegliere di stampare i commenti o un elenco degli stili utilizzati nel documento oppure le voci di Glossario. Infine sarà possibile stampare una, alcune o tutte le pagine contenute in un documento e una o più copie, sempre dello stesso documento.

 
Come stampare velocemente un documento.

1. Cliccate su Stampa nella barra degli strumenti Standard o nella barra degli

 strumenti Anteprima di stampa.

Come stampare una pagina con opzioni

1. Cliccate sul menu File e poi su Stampa.

2. Verificate che nella casella Nome del riquadro della stampante appaia il nome della stampante attiva.

3. Scegliete un’opzione nel riquadro Pagine da stampare:

• Tutte, per stampare tutto il documento,
• Pagina corrente, per stampare la pagina in cui si trova il punto di inserimento,
• Selezione, per stampare un blocco di testo già selezionato,
• Pagine, per stampare solo le pagine indicate.

4. Scrivere un numero delle copie che desiderate stampare e selezionare se le copie devono essere fascicolate o meno.

5. Fare clic su OK.

Come salvare un documento

Per salvare i documenti di Word possiamo utilizzare due comandi Salva e Salva con nome. Se stiamo salvando un documento già salvato in precedenza sarà sufficiente cliccare su Salva o scegliere il comando Salva del menu File.

Se invece desideriamo salvare un documento per la prima volta, procediamo con i seguenti step:

1. Dal menu File scegliete il comando Salva con nome o lo strumento Salva.

2. Usate la casella Salva in, e l’elenco delle cartelle sottostanti per scegliere in quale directory volete salvare il documento.

3. Scrivete, nella casella Nome File, il nome che volete dare al file senza estensione (non superare i 256 caratteri).

4. Specificare nella casella tipo di file in quale formato volete salvare il file.

5. Cliccate su Salva.

Inserire un’immagine (da ClipArt)

1. Spostate il punto di inserimento (cursore) dove desiderate sia posizionata l’immagine o la foto.

2. Dal menu Inserisci scegliete il comando Immagine e dal sottomenu ClipArt…

3. Selezionare la scheda ClipArt

4. Fate scorrere per trovare l’immagine. Selezionatela e cliccate su Inserisci.

5. Se una immagine è già presente nel documento corrente, potrete copiarla in una nuova posizione. Per copiarla in una nuova posizione, selezionate l’immagine, dal menu Modifica scegliete il comando Copia, riposizionate il punto di inserimento e dal menu Modifica scegliete il comando Incolla. Si ottiene lo stesso effetto per mezzo della tecnica del Drag-and-drop.

Vedere un documento in anteprima di stampa

La funzione Anteprima di stampa è decisamente utile quando abbiamo documenti formati da più pagine, suddivisi in sezioni con intestazioni e piè di pagina diversi per ogni sezione. La barra degli strumenti Anteprima di stampa ci consente di analizzare meglio come si presenta il testo sulle diverse pagine.
 

Come vedere in anteprima un documento .

1. Cliccate su Anteprima di stampa nella barra degli strumenti Standard.

2. Per visualizzare più pagine contemporaneamente, fare clic sul pulsante Pagine multiple

3. Per visualizzare una pagina alla volta, fare clic sul pulsante Una pagina.

4. Per modificare la dimensione, cliccate sulla freccia della casella discesa Zoom per scegliere un ingrandimento.

5. Per ridurre la lunghezza del documento di una pagina, cliccate su Riduci di una pagina.

6. Per visualizzare a tutto schermo, cliccate su Schermo intero (con quest’opzione rimane visibile soltanto la barra degli strumenti); per uscire da schermo intero cliccate su Chiudi schermo intero

7. Per uscire da Anteprima di stampa, cliccate su Chiudi.

Come copiare e spostare dei blocchi di testo

Per copiare e spostare oppure formattare e cancellare delle parole, frasi e paragrafi, occorre selezionare il testo con cui si desidera lavorare. Per deselezionare il testo cliccare in un punto qualsiasi del documento.

 
Selezionare testo

1. Osservando le indicazioni riportate nella tabella seguente, scegliere il modo migliore per effettuare la selezione desiderata: il testo selezionato verrà evidenziato su uno sfondo nero.

Vediamo come creare una tabella.

Una tabella è formata da righe e colonne. L’intersezione di una riga ed una colonna è denominata cella. Il testo nelle celle si inserisce come al solito, ma la pressione del tasto Tab fa spostare da una cella all’altra. Per inserire i tabulatori premere Ctrl + Tab. Possiamo creare una tabella anche da testo già esistente oppure eseguire il procedimento inverso quindi convertire la tabella in testo normale.
 

Vediamo come creare rapidamente una tabella.

1. Spostare il punto di inserimento all’inizio di un nuovo paragrafo.

2. Cliccate su Inserisci tabella della barra degli strumenti Standard.

3. Trascinare per selezionare il numero desiderato di righe e colonne.

4. Rilasciare il pulsante del mouse per inserire nel documento una griglia vuota. Il punto di inserimento è nella prima cella e si può cominciare a riempire con del testo.

Formattare il testo

Formattare, cioè modificare lo stile di parole o di interi paragrafi selezionando il tipo di carattere (font) o gli effetti commutatori (grassetto, corsivo, sottolineato, evidenzia e altri si attivano e disattivano con un clic) da attribuire al testo. Il testo può quindi essere formattato combinando più attributi come grassetto e corsivo, grassetto e sottolineato, corsivo grassetto ed evidenzia, ecc…. L’uso di un font, cioè di un tipo di carattere per i titoli e di un altro tipo per il testo principale contribuisce a rendere più leggibile e professionale i vostri documenti.
 

Formattare rapidamente il testo

1. Selezionate il testo che desiderate mettere in evidenza.

2. Cliccate sui pulsanti Grassetto, Corsivo, Sottolineato o Evidenzia della barra degli strumenti Formattazione: potrete combinare più attributi alla volta

3. Cliccate in un punto qualunque del documento per deselezionare il testo formattato.

Allineare il testo

I documenti, per impostazione predefinita, vengono automaticamente allineati a sinistra, mentre il testo a margine destro resta irregolare (a bandiera). Il testo allineato a destra, quindi con le righe tutte pareggiate a destra ed irregolari a sinistra (a bandiera) è usato, ad esempio, per aggiungere la data ad una lettera. Il testo giustificato è allineato sia a destra sia a sinistra ed ha un aspetto decisamente professionale. Il testo centrato viene comunemente utilizzato per titoli ed intestazioni.
 
 

Allineare il testo a sinistra o a destra, centrare o giustificare

1. Selezionate almeno una riga del paragrafo di cui si desidera impostare l’allineamento.

2. Per allineare a destra cliccate sul pulsante Allinea a destra nella barra degli strumenti Formattazione.

3. Per allineare a sinistra cliccate su Allinea a sinistra nella barra degli strumenti Formattazione.

4. Per centrare cliccate su Centra nella barra degli strumenti di Formattazione.

5. Per giustificare cliccate su Giustifica nella barra degli strumenti di Formattazione.

Copiare e incollare dei blocchi di testo

Il testo selezionato, potrà essere tagliato, copiato o incollato in una nuova posizione. La copia del testo selezionato, archiviata in un’area di memoria temporanea (Appunti), potrà essere incollata più volte fino a quando non viene sostituita da una nuova operazione di “taglia” o “copia”.
 

Spostare o copiare con la barra degli strumenti standard.

1. Selezionare il testo che desiderate spostare o copiare.
2. Cliccate su Taglia (da tastiera Ctrl + X) o Copia (Ctrl + C) della barra degli strumenti Standard.

3. Cliccate nella nuova posizione.

4. Cliccate sul pulsante Incolla (da tastiera Ctrl + V) della barra degli strumenti Standard.

Questo è manuale di base, in esso troverete soltanto le principali tra le tante funzioni di Word: sono quelle più importanti, tanto per iniziare.
Per semplificare ancor di più questa guida ho posizionato delle bandierine numerate: sono i piccoli step che dovrete fare per realizzare con successo la procedura indicata.
Buon lavoro.

Iniziamo a comporre.

Quando avviamo Word sullo schermo appare un documento vuoto pronto per l’inserimento del testo. Mentre scriviamo il testo, quando la riga è completa, Word spostate il punto di inserimento automaticamente ad una nuova riga. Per spostare il punto di inserimento in una qualsiasi posizione del documento, cliccate col mouse nella posizione desiderata oppure utilizzate i tasti di direzione. In Word si possono tenere aperti, contemporaneamente, tutti i documenti che si desidera.

Vediamo come creare un nuovo documento (Ctrl+N).

1. Cliccate sul pulsante Nuovo della barra degli strumenti Standard oppure tenendo premuto il tasto Ctrl premere il tasto N (Ctrl + N).

Come inserire ed eliminare del testo in un documento.

1. Cliccate dove desiderate inserire il testo e iniziate a scrivere.

2. Premere Invio quando desiderate iniziare un nuovo paragrafo o inserire una riga vuota.

3. Premere Backspace per eliminare testo a sinistra del punto di inserimento oppure premere il tasto Canc per eliminare testo alla destra del punto di inserimento.

Impostare la pagina.

Per impostare le opzioni utili a stampare un documento,  usate la finestra di dialogo: Imposta pagina del menu File, che permette anche di specificare le dimensioni della carta e l’orientamento (orizzontale o verticale). Prima di stampare è consigliabile vedere il documento in Anteprima. Il pulsante Stampa della barra degli strumenti Standard, stampa una copia del documento con le impostazioni selezionate. Per scegliere ulteriori opzioni, usate il comando Stampa del menu File.

Come impostare la pagina. 

1. Cliccate sul menu File e poi su Imposta pagina.

2. Cliccate sulla scheda Dimensioni.

3. Se richiesto, specificare le dimensioni della carta caricata nella stampante.

4. Se occorre, modificate l’orientamento della pagina.

5. Nella casella Applica a, selezionare Questa sezione, Da questo punto in poi o Intero documento

6. Vedere in anteprima la pagina di esempio con le sezioni effettuate.

7. Per modificare le impostazioni di default per tutti i nuovi documenti, fare clic su Predefinito e poi sul pulsante Sì.

8. Fare clic su Ok.

Come modificare velocemente il tipo o corpo di carattere.

1. Selezioniamo il testo che si vogliamo formattare.

2. Cliccate sulla freccia delle caselle a discesa Carattere della barra degli strumenti Formattazione e cliccate su un nuovo tipo di carattere (per es.: passare dalla font Arial Narrow alla font Book Antiqua).

3. Cliccate sulla freccia delle caselle a discesa Dimensione carattere della barra degli strumenti Formattazione e cliccate su una nuova dimensione in punti (“corpo” del carattere).